Ассистент руководителя с частичными функциями офис менеджера

Описание

Мы ищем опытного ассистента, который сможет эффективно совмещать поддержку руководства с управлением офисными процессами. От кандидата требуется высокая организованность, проактивный подход к задачам и умение работать в режиме многозадачности.

Основные задачи:

Поддержка руководства:

• ведение календаря руководителя (встречи, звонки, командировки, ключевые дедлайны);

• планирование рабочего графика и своевременное информирование о предстоящих событиях;

• подготовка документов, деловой корреспонденции, презентаций и отчётных материалов;

• координация рабочей переписки через Telegram, WhatsApp и электронную почту;

• организация деловых встреч: формирование повестки, подготовка материалов, составление резюме по итогам.

Административно офисная деятельность:

• документооборот: ведение входящей/исходящей документации, архивация договоров, актов и счетов;

• контроль состояния офисного пространства (обеспечение порядка, чистоты, комфорта);

• взаимодействие с поставщиками, подрядными организациями и арендодателем;

• организация закупок (канцелярские товары, питьевая вода, кофе, хозяйственные мелочи);

• приём и сопровождение посетителей.

Координация и коммуникации:

• планирование и контроль графика внутренних совещаний и встреч;

• ведение протоколов совещаний и контроль исполнения принятых решений;

• управление единой базой задач, поддержка внутренних коммуникаций (чаты, CRM, табличные системы);

• напоминание команде о сроках выполнения задач, подготовке отчётов и проведении планёрок;

• первичное взаимодействие с клиентами и партнёрами;

• организация деловых мероприятий, презентаций и встреч.

Операционная и финансовая поддержка:

• учёт и контроль хозяйственных и мелких операционных расходов;

• формирование платёжных заявок и подготовка отчётов о расходах;

• передача документации в бухгалтерию, сверка оплат.

Контроль и ответственность:

• мониторинг выполнения поручений руководства и соблюдения сроков по задачам команды;

• обеспечение конфиденциальности служебной информации;

• поддержание профессионального и доброжелательного стиля общения внутри коллектива и с внешними контрагентами.

НАШИ ПОЖЕЛАНИЯ К КАНДИДАТУ:

• опыт работы ассистентом руководителя или офис менеджером от 2 лет;

• уверенное владение офисными программами (MS Office, Google Workspace);

• навыки работы с CRM системами и инструментами онлайн коммуникации;

• грамотная устная и письменная речь;

• внимательность к деталям, организованность, стрессоустойчивость;

• умение расставлять приоритеты и работать в условиях многозадачности.

Мы предлагаем:

• заработную плату в размере 120 000 150 000 рублей на руки ;

• график работы: с 10:30 до 19:30 ;

• место работы: офис в Москва Сити ;

• возможности для обучения и развития профессиональных навыков ;

• дружный коллектив и комфортную рабочую атмосферу;

• официальное оформление по ТК РФ , а также возможность сотрудничества по договору ГПХ или в статусе самозанятого (по согласованию).

• Подчинение: управляющему директору и операционному директору.