Помощник руководителя/офис-менеджер
Описание
Обязанности: Суть должности Мы объединяем в одной должности две зоны: помошника руководителя и хозяина офиса. Это не две работы — это одна работа: сделать так, чтобы у руководителя и у команды не отваливались задачи по срокам, документам и быту. Нам нужен не «секретарь только для кофе и звонков» и не «подай-принеси». Нужен системообразующий человек, от которого зависит, работает компания как часы. Условно нагрузка делится пополам. Организация работы руководителя Организация командировок: транспорт, проживание, маршрут, авансовые отчёты. Единый список поручений — без потерянных пунктов и повторных напоминаний. Документы и коммерческая поддержка Подготовка и оформление коммерческих предложений, писем по шаблонам компании. Сбор комплектов документов для участия в тендерах и закупках, отслеживание сроков подачи. Проверка входящих документов на комплектность и корректность реквизитов, подготовка к подписанию. Ведение реестров: договоры, коммерческие предложения, заявки. Работа с деловой перепиской: разбор входящей почты, подготовка ответов, контроль, чтобы ни одно письмо не осталось без реакции. Контроль поручений и коммуникации Контроль исполнения поручений другими подразделениями: кто, что, к какому сроку, на какой стадии. Коммуникация с заказчиками, подрядчиками, поставщиками от имени руководителя — вежливо и по существу. Организация и протоколирование совещаний: повестка, протокол, решения, ответственные, последующий контроль. Аналитика и отчётность Сбор и сведение данных в таблицы: статусы объектов, воронка тендеров, сроки, суммы. Подготовка сводок для руководителя — коротко, в цифрах, к нужному сроку. Поиск информации: контрагенты, цены, требования документации. Блок 2. Офис и хозяйственное обеспечение Закупки и бюджет Обеспечение офиса всем необходимым: канцелярия, хозтовары, вода, расходники для техники, кухня. Работа с поставщиками: сравнение 3–5 предложений, выбор лучшей цены при сопоставимом качестве, переговоры об условиях. Планирование месячного и квартального бюджета офиса, контроль расходов, поиск разумной экономии без потери комфорта команды. Первичные документы по закупкам: счета, накладные, акты; передача в бухгалтерию. Подрядчики и помещение Взаимодействие с клинингом, IT-обслуживанием, арендодателем : пропуска, парковка, места общего пользования. Приёмка работ подрядчиков: проверка качества, контроль сроков, умение вежливо, но твёрдо добиваться результата. Эксплуатация офиса: понимать, куда звонить при аварии, отключении, поломке техники или климата, и решать вопрос до конца. Внутренний сервис и приём гостей Встреча заказчиков и партнёров: переговорная, чай/кофе, комфортная и деловая атмосфера. Приём и распределение звонков, работа с почтой и курьерскими службами. Решение бытовых вопросов сотрудников — так, чтобы человек с вопросом получил ответ, а не «отфутболивание». Помощь в организации корпоративных мероприятий — как приятное дополнение, а не основная нагрузка. Как расставляются приоритеты Роль совмещённая, поэтому правила простые и обсуждаемые «на берегу»: Первый приоритет — сроки с внешними последствиями: подача тендера, ответ заказчику, подписание договора. Второй — задачи руководителя на текущий день. Третий — хозяйственные задачи; они планируются заранее, а не делаются в авральном режиме. Если два срочных дела сходятся в одной точке — это нормальная рабочая ситуация, а не форс-мажор. Мы ждём, что вы сообщите об этом заранее и предложите, что подвинуть, а не будете молча пытаться успеть всё. Требования Опыт: от 6 лет помощником руководителя, ассистентом, офис-менеджером, администратором, специалистом по документообороту или тендерным специалистом. Грамотность: безупречный письменный русский язык — вы пишете письма, которые не нужно переписывать. Документы: уверенное владение MS Word и Excel (таблицы, фильтры, базовые формулы), аккуратное оформление документов. Цифровые инструменты: почта, календарь, мессенджеры, облачные диски, электронный документооборот — уверенно, на уровне ежедневной работы. Счёт: умение вести учёт расходов и объяснить, из чего сложилась сумма. Самоорганизация: умение держать несколько параллельных дел и не терять сроки без внешних напоминаний. Коммуникация: спокойный, доброжелательный, дипломатичный стиль; умение корректно донести неудобную информацию. Конфиденциальность: понимание, что коммерческая информация не выходит за пределы компании. Будет большим плюсом Опыт в строительстве, ремонте или проектировании; понимание базовой терминологии (СМР, ВОР, смета, генподряд, КП). Опыт участия в закупках: ЕИС/госзакупки, коммерческие площадки (Bidzaar, B2B-Center и подобные). Понимание первичных документов: счёт, акт, УПД, накладная. Что для нас важно в человеке Проактивность. Хороший сотрудник не ждёт фразы «закончилась бумага» — он видит, что она заканчивается, и заказывает заранее. Замечает скрипящий стул в переговорной и вызывает мастера до первой жалобы. Внимание к деталям. Опечатка в реквизитах или неверная дата в письме для вас — не мелочь. Надёжность. Пообещали к 15:00 — сделали к 15:00 или предупредили заранее. Умение держать границы. Внутренний сервис важен, но бюджет компании — не безлимитный кошелёк. Нужно уметь вежливо отказать и сослаться на регламент. Стрессоустойчивость. Важно уметь гасить конфликт, а не разжигать. Обучаемость. Готовность разбираться в новом — от закупочных процедур до строительной терминологии. Здравый смысл. Умение отличить, что решается самостоятельно, а что выносится руководителю.