Офис-менеджер -личный помощник собственника бизнеса

Описание

В свою команду мы ищем надёжного, системного и проактивного помощника для комплексного сопровождения работы и быта владельца бизнеса.

Это позиция для специалиста, который умеет:

• выстраивать чёткие процессы в любой сфере;
• рационально распоряжаться ресурсами;
• деликатно решать бытовые вопросы;
• сохранять спокойствие в динамичной среде.

Ваша задача обеспечить комфорт и эффективность руководителя, взяв на себя организационную нагрузку как в деловой, так и в личной сфере.

Основные обязанности
Административная поддержка:

• планирование и координация деловых встреч, переговоров, мероприятий;
• ведение личного календаря, напоминания о важных событиях;
• фильтрация входящей корреспонденции (электронная и бумажная почта);
• подготовка и согласование деловой переписки.

Тревел поддержка:

• организация деловых и личных поездок (бронирование билетов, отелей, трансферов);
• составление маршрутов с учётом комфорта и бюджета;
• подготовка документов и списков необходимых вещей;
• контроль расходов по командировкам.

Управление процессами и ресурсами:

• закупка офисных и бытовых товаров с анализом цен и условий поставки;
• взаимодействие с сервисными службами (ремонт, уборка, доставка);
• контроль счетов и платежей, поиск выгодных тарифов и предложений;
• ведение отчётности по расходам, предложение оптимизаций.

Координация задач и контроль исполнения:

• распределение поручений между сотрудниками и подрядчиками;
• мониторинг сроков и качества выполнения задач;
• подготовка сводных отчётов по текущим процессам;
• выявление узких мест и предложение улучшений.

Личные поручения:

• решение бытовых вопросов, требующих организационного подхода;
• подбор специалистов и услуг (от медицинских консультаций до ремонтных работ);
• организация мероприятий (праздники, встречи, семейные события);
• выполнение срочных и нестандартных запросов с сохранением хладнокровия.

Требования к кандидату

• высшее образование (любое);
• опыт работы личным помощником, офис менеджером или в схожей роли от 3 лет;
• уверенное владение MS Office (особенно Excel для учёта и анализа);
• навыки ведения деловой переписки и телефонных переговоров;
• понимание принципов бюджетирования и контроля затрат;
• высокая организованность, внимание к деталям, хорошая память;
• тактичность, дипломатичность, умение сохранять конфиденциальность;
• стрессоустойчивость, способность работать в режиме многозадачности;
• готовность к гибкому графику и внеплановым задачам.

Самопроверка: оцените свои компетенции
Ответьте да или нет на следующие вопросы:

Умеете ли вы составить оптимальный список закупок, сэкономив 10 15 % бюджета?

Можете ли за час подобрать вариант проживания для поездки с идеальным соотношением цены и комфорта?

Знаете ли, как корректно перенести встречу, не вызвав недовольства?

Способны ли организовать мероприятие, уложившись в заранее оговорённую сумму?

Умеете ли найти проверенного специалиста (от врача до мастера), который выполнит работу качественно?

Можете ли одновременно контролировать несколько процессов, не упуская деталей?

Владеете ли навыком решать вопросы максимально эффективно, минимизируя затраты времени и ресурсов?

Если вы ответили да на 5+ вопросов мы будем рады рассмотреть вашу кандидатуру! Что мы предлагаем
Достойное вознаграждение: конкурентоспособный оклад + премии за оптимизацию процессов.
Стабильность: официальное трудоустройство по ТК РФ, полный соцпакет.
Комфортные условия: современный офис и оборудованное рабочее место;
уважительное отношение и поддержка со стороны руководства.
Гибкость: возможность корректировать процессы в разумных пределах.
Дополнительные преимущества:
возможности для профессионального роста;
благодарность за вклад в комфорт и эффективность работы руководителя. Месторасположение: Коммунальная, 24. Если вы видите себя в этой роли - будем рады познакомиться! Мы рассмотрим все отклики и свяжемся с подходящими кандидатами в течение 3 рабочих дней.