Секретарь офиса

Описание

Мы, АО Лада-Имидж , 100% дочернее предприятие АО АВТОВАЗ и его официальный Дистрибьютор по реализации запасных частей к автомобилям LADA с оборотом в 30 млрд в год. В нашей компании более 2 800 точек розничной сети и более 1 500 сотрудников.

С 2022 года АО Лада-Имидж является официальным Дистрибьютором на территории РФ автомобильных брендов RENAULT и NISSAN.

Мы ищем Секретаря к нам в команду. Поддержка эффективной работы офиса ваша главная задача. Мы ищем внимательного, организованного сотрудника, способного обеспечить комфортную рабочую атмосферу и своевременное выполнение всех необходимых процессов.

Функциональные обязанности:

Организация пространства и комфорта

• Поддержание порядка в офисе: контроль наличия канцтоваров, хозяйственных принадлежностей и чистящих средств.
• Мониторинг работы клининговых компаний (контроль по поддержанию чистоты и порядка в течение дня в зоне ресепшен, кофе-точек, переговорных комнат).
• Подготовка переговорных комнат к встречам и мероприятиям.
• Встреча гостей и сотрудников, обеспечение комфортной атмосферы.
• Оформление пропусков в бизнес-центр, организация прохода персонала и посетителей.

Документационное сопровождение

• Прием, отправка и распределение корреспонденции.
• Работа с электронным документооборотом компании.
• Заведение счетов в 1С.
• Взаимодействие с почтовыми и курьерскими службами.
• Копирование/сканирование документов.

Поддержка мероприятий и корпоративной культуры

• Организация праздников и корпоративных мероприятий: заказ еды, декорирование помещений, подготовка подарков.
• Участие в оформлении презентаций и материалов для совещаний и конференций.
• Выполнение поручений руководителя офиса.

Командировки и тревел-поддержка

• Полноценная помощь сотрудникам в поездках: оформление авиа жд билетов, бронирование отелей, трансфера.
• Ведение отчетности.

Что мы ожидаем:

• Высшее образование
• Релевантный опыт работы офис-менеджером/секретарем от 2х лет

• Опыт организации командировок и служебных поездок сотрудников: бронирование билетов, подбор жилья, заказ транспорта.

• Навык подбора маршрутов с учетом оптимального соотношения бюджета и сроков.
• Способность эффективно управлять перемещениями сотрудников.
• Умение соблюдать политики компании относительно расходов на командировки и контролировать бюджет.
• Работали с поставщиками туристических услуг и агентствами.
• Оказывали консультации коллегам по вопросам подготовки и прохождения командировок.
• Знание правил деловой переписки, делового общения и этикета.
• Внимательность, проактивность и ответственный подход к работе. Умение находить общий язык с любым респондентом.