Административный специалист

Описание

Мы Сколтех. Международный технологический университет новой модели. Внедряем новые технологии, разработанные на основе глубоких исследований. Готовим высококлассных специалистов по самым актуальным направлениям. Создаём новые компании и рабочие места. В 2019 году Сколтех вошел в топ-100 лучших молодых вузов мира по версии Nature Index.

Обязанности:

• Оказывает административную поддержку сотрудникам научного центра;
• Обеспечивает организацию и контроль документооборота научного центра, в том числе с использованием ИТ-систем Института;
• Обеспечивает поддержку по оформлению, архивированию, передаче установленных форм и отчетов, информационных писем;
• Принимает участие в адаптации работников (включая, но не ограничиваясь, встречей в первый день в офисе, организацией рабочего места, заказом пропуска и т.д.);
• Оказывает административную поддержку работникам по регистрации заявок в электронных системах учета (ERP);
• Консультирует сотрудников о порядке, сроках и условиях прохождения согласования заявок, составе необходимых документов, структуре процедур и процессов;

• Ведет табель учета рабочего времени работников научного центра;

• Оказывает поддержку по организации мероприятий, проводимых Институтом (конференций, форумов, семинаров), в том числе заказывает билеты, организовывает проживание в отеле и трансферы, бронирует переговорные комнаты для встреч;

• Взаимодействует с партнерскими организациями и различными контрагентами по вопросам подготовки договоров, выставления и оплаты счетов, обмена закрывающими документами;
• Участвует в подготовке проектов приказов и иных локальных актов, относящихся к научному центру;
• Участвует в работе по документационному обеспечению найма персонала научного центра.

Требования:

• Опыт работы на административной позиции с оказанием полного цикла административной поддержки в течение 1-3 лет;

• Опыт работы в иностранных компаниях;

• Высшее образование;

• Знание современных методов и средств планирования и организации административной деятельности;

• Основы делопроизводства;

• Английский язык свободное владение.

Условия:

• Конкурентный уровень заработной платы;
• Расширенная программа ДМС (большой выбор клиник, включая стоматологию, страховку путешественника и страховку от несчастного случая);
• Социальная поддержка (выплаты при рождении ребенка, консультации корпоративного психолога);
• Возможность бронирования;
• Современный кампус с собственной парковкой;
• Гибкое начало рабочего дня (по согласованию с руководителем);
• Предоставление других льгот и доступ к разнообразным партнерским программам в соответствии с внутренними правилами;
• Хорошая Транспортная доступность (МЦД-1 до ИЦ Сколково, каждые 5 -10 минут ходит транспорт от станций метро Славянский бульвар, Тропарево, Кутузовская, Молодежная и Солнечная).

Уважаемый соискатель, спасибо за интерес к вакансиям Сколтеха.

Мы обязательно рассмотрим ваше резюме и, если квалификация и пожелания соответствуют требованиям вакансии, свяжемся с вами, чтобы запросить дополнительную информацию.