Помощник/ассистент руководителя

Описание

Бизнес-ассистент собственника / координатор бизнес-процессовМы занимаемся производством и продажей одежды и головных уборов под собственными брендами на Wildberries, Ozon и Яндекс Маркете, а также развиваем фулфилмент PrimeFull. Компания работает с 2018 года. В команде около 23 сотрудников офиса и склада. Ищем опытного бизнес-ассистента, который возьмёт на себя постановку и контроль задач, координацию сотрудников и описание бизнес-процессов.Это не вакансия секретаря или личного помощника. Главная задача -превращать решения собственника в конкретные действия и доводить их до результата. Что предстоит делать:-принимать текстовые, голосовые и устные поручения собственника;-ставить задачи офисным сотрудникам и сотрудникам склада от имени собственника;-определять ответственных, сроки и критерии выполнения;-вести задачи и проекты в Битрикс24;-контролировать сроки и заранее выявлять риск просрочки;-проверять результаты и возвращать незавершённые задачи на доработку;-координировать взаимодействие менеджеров маркетплейсов, склада, закупок, производства и бухгалтерии;-проводить короткие совещания, фиксировать решения и контролировать их исполнение;-описывать бизнес-процессы, создавать регламенты, инструкции и чек-листы;-контролировать внедрение утверждённых регламентов;-вести и систематизировать Google-таблицы и Excel-файлы;-собирать план-факт и готовить короткие управленческие отчёты;-вести реестр внутренних проектов и контролировать следующие действия по каждому из них;-готовить собственнику информацию в формате: факт, отклонение, причина, принятые меры и возможные решения. Главный результат работы:Все поручения собственника зафиксированы и доведены до результата. Сотрудники понимают свои задачи и сроки, информация между подразделениями не теряется, а собственнику не приходится самостоятельно собирать статусы и напоминать о выполнении. Что мы ожидаем:-опыт работы бизнес-ассистентом собственника, координатором проектов, операционным менеджером или помощником руководителя от двух лет;-реальный опыт постановки и контроля задач сотрудников;-уверенное владение Google Таблицами и Excel;-опыт работы в Битрикс24 или другой системе управления задачами;-умение описывать процессы и создавать рабочие регламенты;-самостоятельность и способность быстро разбираться в новых вопросах;-системное мышление и внимательность к срокам;-грамотная устная и письменная речь;-умение спокойно, но настойчиво требовать результат;-готовность взаимодействовать как с офисными сотрудниками, так и со складом. Будет преимуществом-опыт работы с Wildberries, Ozon или Яндекс Маркетом;-понимание процессов FBO и FBS;-опыт взаимодействия со складом или фулфилментом;-понимание показателей маркетплейсов: выручка, прибыль, маржинальность, ДРР, процент выкупа, остатки и оборачиваемость;-участие в автоматизации и внедрении новых процессов. Вы подойдёте нам, если-умеете самостоятельно превратить голосовое сообщение в список понятных задач;-не ждёте подробной инструкции по каждому действию;-сообщаете о риске до возникновения просрочки;-не пересылаете собственнику проблему без предварительной проработки;-можете предложить варианты решения;-считаете задачу выполненной только после получения проверяемого результата;-хотите развиваться до руководителя проектов или операционного менеджера. Условия-преимущественно удалённая работа;-работа по московскому времени, пять дней в неделю;-возможны отдельные рабочие вопросы вечером и в выходные, без постоянной доступности 24/7;-периодические приезды на склад в Балашиху, мкр. Железнодорожный, под конкретные задачи;-доход: 100 000 ₽ на руки + KPI до 20 000 ₽;-официальное оформление;-работа непосредственно с собственником;-полномочия ставить и контролировать задачи всех офисных сотрудников и склада;-возможность профессионального роста до руководителя проектов или операционного менеджера. Первые 14 днейПервые две недели -интенсивный адаптационный этап. За это время необходимо:-разобраться в структуре команды и текущих задачах;-провести ревизию задач в Битрикс24;-организовать контроль поручений собственника;-начать самостоятельно ставить и контролировать задачи сотрудников;-запустить ежедневную короткую отчётность;-довести несколько реальных задач до результата;-описать один бизнес-процесс;-выявить основные проблемные зоны;-предложить план работы на следующие 30 дней. Этапы отбора1. Рассмотрение резюме и сопроводительного письма.2. Короткое телефонное интервью.3. Онлайн-собеседование с практическими кейсами.4. Небольшое тестовое задание.5. Встреча с собственником.В сопроводительном письме ответьте на три вопроса:1. Какую сложную задачу или проект вы лично довели до результата?2. Как вы действовали, если сотрудник или подразделение срывало срок?3. Какой процесс или регламент вы самостоятельно описали и внедрили?