Ассистент руководителя / офис-менеджер
Описание
Компания «СИСТЕМЫ ДИОН» — российский производитель промышленного оборудования для охраны труда, промышленной безопасности и оснащения лабораторий. Мы работаем с крупными промышленными предприятиями России, развиваем собственное производство и новые продуктовые направления. Ищем ассистента руководителя / офис-менеджера — самостоятельного и энергичного человека, который сможет взять на себя административные процессы офиса, помогать генеральному директору, бухгалтерии и отделу продаж. Это не позиция «администратора на ресепшен». Нам нужен человек, который умеет организовать процесс, разобраться в новой задаче и довести её до результата. Чем предстоит заниматься Помощь руководителю: выполнять текущие поручения генерального директора; контролировать сроки и выполнение поручений; готовить письма, ответы, таблицы, документы и небольшие аналитические сводки; искать и структурировать необходимую информацию; организовывать встречи, звонки и поездки; взаимодействовать с сотрудниками компании по поручениям руководителя; контролировать задачи, чтобы договорённости и поручения не терялись; использовать ChatGPT и другие современные ИИ-инструменты в ежедневной работе. Клиенты и отдел продаж: принимать и распределять входящие обращения клиентов; помогать отделу продаж с первичной обработкой входящих заявок в периоды высокой нагрузки; связываться с клиентами для уточнения необходимой информации; вести деловую переписку; контролировать, чтобы входящие обращения были приняты в работу и не терялись. Документооборот вести входящую и исходящую корреспонденцию; готовить и отправлять официальные письма; контролировать подписание и возврат документов; сканировать, систематизировать и хранить документы; работать с электронным документооборотом; вести необходимые реестры; отправлять и получать документы через Почту России, курьерские и транспортные службы; периодически выезжать на почту и по другим рабочим поручениям. Помощь главному бухгалтеру и кадровый документооборот собирать первичные и недостающие документы; запрашивать документы у контрагентов и сотрудников; контролировать наличие оригиналов; помогать поддерживать кадровые документы в порядке; собирать заявления и документы сотрудников; контролировать их подписание и передачу ответственным лицам; помогать с документооборотом при приёме, увольнении, отпусках и других кадровых процедурах. Вести бухгалтерский или полноценный кадровый учёт самостоятельно не требуется. Организация работы офиса обеспечивать жизнедеятельность офиса; заказывать канцтовары, воду и необходимые расходные материалы; взаимодействовать с курьерами и поставщиками; встречать посетителей; организовывать переговорные и встречи; решать текущие административные и хозяйственные вопросы. Кого мы ищем Нам подойдёт человек, который: умеет работать самостоятельно и не ждёт подробной инструкции к каждой задаче; спокойно относится к новым и незнакомым задачам; умеет самостоятельно найти информацию и разобраться, как решить вопрос; организован и внимателен к срокам; умеет одновременно держать в работе несколько разных задач; грамотно говорит и пишет на русском языке; не боится телефонных разговоров с клиентами и контрагентами; уверенно работает с Word, Excel, электронной почтой; готов освоить Bitrix24 и внутренние системы компании; умеет пользоваться ИИ-инструментами либо хочет быстро этому научиться; не боится ответственности и доводит начатое до результата. Опыт работы ассистентом руководителя, офис-менеджером, администратором, специалистом по документообороту или координатором будет преимуществом. Уровень заработной платы обсуждается с успешным кандидатом по итогам собеседования. Мы предлагаем Работу в стабильной российской производственной компании. Официальное трудоустройство. График работы: 5/2. Работу в современном офисе на территории собственного производства. Непосредственное взаимодействие с генеральным директором и ключевыми сотрудниками компании. Разнообразные задачи: от организации работы офиса и документооборота до помощи руководителю, бухгалтерии и отделу продаж. Обучение внутренним процессам, работе в Bitrix24 и современным ИИ-инструментам. Возможность профессионального роста и постепенного расширения зоны ответственности. Возможность вырасти из офис-менеджера в полноценного ассистента руководителя / координатора бизнес-процессов.