Секретарь-администратор

Обязанности

Осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию заявителей, созданию для них комфортных условий. Информирует заявителей о порядке предоставления государственных и муниципальных услуг в многофункциональных центрах, о ходе выполнения запросов о предоставлении государственных и муниципальных услуг, а также по иным вопросам, связанным с предоставлением государственных и муниципальных услуг, а также консультирует заявителей о порядке предоставления государственных и муниципальных услуг в многофункциональных центрах. Осуществляет предварительную проверку пакета документов заявителей на соответствие перечню по той или иной государственной и муниципальной услуге. Принимает телефонные звонки и выясняет потребности звонящих заявителей, в случае необходимости перенаправляет запросы надлежащим работникам Учреждения. Объясняет заявителю маршрут движения внутри зданий Филиала. Оказывает помощь заявителям в получении талона электронной очереди и при использовании информационно-технологических средств (платежные терминалы, инфоматы, инфокиоски и.т.п.). Информирует заявителей о возможности оценить качество предоставляемых услуг посредством устройств подвижной радиотелефонной связи, терминальных и иных устройств, а также информационно-телекоммуникационной сети Интернет . Оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации. Выполняет иные функции и требования, установленные нормативными правовыми актами и соглашениями о взаимодействии. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. Принимает меры по рассмотрению претензий, связанных с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно технические мероприятия. Является пользователем информационной автоматизированной системы, применяемой в Учреждении, для отправления стандартных СМС-оповещений о готовности результата предоставления государственной или муниципальной услуги. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей. Обеспечивает размещение информационного материала в секторе информирования и ожидания заявителей. Актуализирует материал, размещенный на информационных стендах или иных источниках информирования, содержащий исчерпывающую информацию, необходимую для получения государственных и муниципальных услуг в установленные в Учреждении сроки. В случае предоставления услуг на нескольких этажах зданий Филиала, Секретарь-администратор несет ответственность за обеспечение чистоты и порядка в секторе информирования и ожидания заявителей на каждом этаже. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании заявителей, принимаемых мерах по их ликвидации. Не допускает случаев занятия посторонними делами в рабочее время. Проявляет творческий подход к своим непосредственным обязанностям, старается быть полезным Учреждению в его текущей хозяйственной деятельности. Проявляет разумную конструктивную инициативу. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные в Учреждении. Выполняет отдельные поручения непосредственного руководителя, касающиеся своего направления деятельности. Соблюдает требования охраны труда, правила пожарной безопасности, нормы производственной санитарии, порядок на рабочем месте