Senior Business Assistant / Operations в проектный офис AdTech компании

Описание

О компании и руководителе: AstraLab - аккредитованная российская AdTech-платформа, 8 лет на рынке, 140 человек в команде. Специализируются на BrandFormance-рекламе: собственная технология In-Image встраивает рекламу прямо в фото и видео с помощью AI и computer vision - первые в России с таким решением.Охват: 90%+ Рунета, присутствуют в 10+ странах. Среди клиентов: Audi, Pepsi, Nestle, P&G, Red Bull, Schwarzkopf; работают с GroupM, BBDO, Publicis Groupe. Юлия - директор проектного офиса AstraLab, создает условия, при которых внутренние процессы и команды работают слаженно и обеспечивают достижение целей компании, включая лидирования back-office. Она напрямую взаимодействует с CEO Иваном Парышевым. Мы ищем старшего операционного бизнес-ассистента в проектный офис: человека с системным мышлением и ownership-ом задач, который возьмёт на себя операционный ритм компании, умеет работать с C-level без постоянного контроля и освободит СЕО для стратегических задач. Ты будешь тесно работать с CEO и C-level руководителями компании, погружаясь в ключевые бизнес-циклы AstraLab: от разработки и продукта до продаж и клиентского сервиса. Распределение: 100% бизнес-задачи... Какие будут задачи: Операционный ритм и коммуникация: обеспечивать функционирование и развитие единой операционной системы компании, повышая прозрачность управления и качество исполнения; выстраивать и совершенствовать систему OKR, управленческие дашборды и метрики — не только поддерживая существующее, но и инициируя улучшения; выстраивать ритм регулярных встреч и готовить материалы к ним — стратегические сессии, квартальное планирование, еженедельные статусы директоров с CEO, ретро; обеспечивать качество данных от директоров и фиксировать решения. Управление кросс-функциональными проектами: брать проекты от любого отдела компании — там, где нужен выделенный ресурс на execution; доводить от постановки до результата: декомпозиция, участники, сроки, риски, Definition of Done — и дожимать до финала, а не только актуализировать статусы; координировать кросс-функциональные команды, распределять задачи по менеджерам проектной команды, эскалировать отклонения и снимать блокеры.Примеры: внедрение новой CRM, переход на новую организационную структуру, лидирование IT-аудита (сбор КП, выбор партнёра, координация до результата), запуск нового партнёрства, развитие EVP и ДМС в рамках усиления бренда работодателя, интеграция ИИ в работу команд (например, внедрение транскрибации и балльной оценки кандидатов по единому скрипту для HR). Системность и change management: анализировать данные, выявлять узкие места и приходить с готовым решением; проектировать новые процессы, готовить регламенты и шаблоны, внедрять вместе с командами; сопровождать организационные изменения от плана до полного внедрения - готовить план коммуникаций, поддерживать команды в период трансформации.Примеры: система вау-опыта для сотрудников, разработка системы мотивации и грейдов, создание гайда по 1-1 в Notion, разработка системы работы с подарками для партнёров. .. Тебе будет комфортно работать, если ты: Имеешь общий опыт 5–7 лет с аналогичными задачами, из которых минимум 1 год — по одному из двух профилей: Профиль 1. Работа с фаундером или CEO в профиле бизнес-задач: ты внедрял изменения, а не только поддерживал существующее. Компания с сильной системой операционного контроля, численностью 100–200 человек. Профиль 2. Работа в выстроенной системе операционного управления (например, Яндекс и другие топ IT-компании ). Опыт одновременной работы в тесной связке с несколькими руководителями функций: C-level, COO, Chief of Staff, Head of Operations, PMO Director. Работал в IT, digital, AdTech, агентстве или быстрорастущем стартапе, где нужно было выстраивать процессы в условиях изменений, а не только поддерживать существующие. Держит несколько проектов параллельно без потери качества: сам расставляет приоритеты, напоминает, уточняет, не ждёт готовых инструкций. Понимает, как устроена координация на нескольких уровнях одновременно. Видит, когда что-то идёт не так, и приходит с решением, а не с вопросом «что делать?». Не теряется перед сильными руководителями: может аргументированно отстоять точку зрения. Уверенно работает с AI и digital-инструментами: ChatGPT, таск-трекеры, таблицы, базы данных, автоматизация рутины. Notion - ключевой инструмент, важно знать его функционал и с легкостью настраивать/создавать под запрос заказчика инструменты. Владеет английским A2–B1: достаточно для работы с digital/AI-инструментами, ресёрча и базовой международной коммуникации. .​​​​​​​. Условия и бонусы работы: Зарплата: от 250 - 270 000 руб. на руки; обсуждается в зависимости от опыта. Оформление: трудовой договор с первого рабочего дня. Испытательный срок - 3 месяца. График: полный день, 10:00 - 19:00 по Москве. Гибкий ритм - важен результат и доступность для созвонов, без жёсткого тайм-трекинга. Без переработок и звонков в нерабочее время - это часть культуры компании. Формат: гибрид, офис в Москве 2-3 раза в неделю, так как здесь важно живое взаимодействие с командой и участие в тимбилдингах. Адрес офиса: г. Москва, Столешников пер 10с3. Отпуск: по ТК РФ, в удобные тебе даты, но не одновременно с директором проектного офиса. Праздники: по ТК РФ. Бонусы: ДМС от 1 года работы; компенсация рабочих расходов (транспорт, такси по задачам, связь); оплата релевантного обучения и полезных инструментов для работы. Поддержка на старте: директор проектного офиса поможет разобраться в процессах и людях; еженедельные встречи для синхронизации. Структура подчинения: линейный руководитель - Юлия (директор проектного офиса); функциональный заказчик задач - CEO Иван Парышев. Перспективы: лидирование новых проектов/продуктов; переход в управленческие роли внутри компании. Больше наших вакансий в профиле компании.