Личный ассистент руководителя / Executive Assistant
Описание
ИННОПРОМ — российская компания, работающая с крупными предприятиями по всей стране, в том числе с РУСАЛом. Мы выполняем задачи, в которых важны не формальное соблюдение инструкций, а скорость, точность и способность самостоятельно находить решение. Сейчас мы ищем человека, который станет операционным партнером руководителя и фактически возьмет на себя организационную сторону его работы и жизни офиса. Это не позиция классического офис-менеджера. Нам не нужен человек, которому нужно подробно объяснять, что и как сделать, или который считает своей основной задачей заказать воду и встретить курьера. Нам нужен сильный профессионал, которому можно поставить задачу в двух словах — и быть уверенным, что вопрос будет закрыт. Вы сами разберетесь, с кем связаться, что уточнить, какие документы подготовить, кого подключить и что проконтролировать. Если для решения вопроса нужно выйти за рамки привычного алгоритма — вы это сделаете. Если видите, что какой-то процесс можно организовать лучше, быстрее или надежнее — предложите и внедрите решение. Идеальный результат вашей работы — руководитель не думает о большинстве организационных вопросов вообще. При этом мы ожидаем безупречного уровня в деталях: документы, встречи, поездки, коммерческие предложения, работа офиса, поручения руководителя — все должно быть сделано точно, вовремя и без необходимости перепроверять за вами. Что будет в вашей зоне ответственности 1. Работа непосредственно с руководителем Быть правой рукой руководителя и самостоятельно закрывать широкий круг организационных и административных вопросов. Принимать задачи, расставлять приоритеты, контролировать сроки и доводить вопросы до результата. Выполнять бизнес- и личные поручения руководителя, включая travel-поддержку. Предугадывать потребности руководителя и заранее решать возникающие организационные вопросы. Освобождать руководителя от операционной нагрузки, оставляя ему время на действительно важные задачи. 2. Документооборот и коммерческая работа Готовить коммерческие предложения на основании информации от менеджеров. Вести документооборот и контролировать прохождение коммерческих предложений. Готовить договоры поставки, транспортировки, аренды: вносить данные, согласовывать условия с ответственными сотрудниками, контролировать дальнейшее движение документов. Регистрировать входящую и исходящую документацию. Организовывать получение и отправку корреспонденции через Почту России и курьерские службы. Контролировать, чтобы документы и связанные с ними задачи не «зависали» и доходили до результата. При этом мы специально подчеркиваем: мы не ищем человека, который будет весь день заниматься хозяйственными мелочами. Заказать воду, вызвать мастера или организовать уборку — несложно. Важно другое: профессионал умеет выстроить это так, чтобы подобные вопросы решались быстро и практически не занимали его рабочего времени. 3. Офис и его бесперебойная работа организация работы уборщицы и контроль качества; поддержание порядка и исправности офиса; заказ воды, кофе, чая, продуктов, канцелярии и хозяйственных товаров; обслуживание кофемашины; учет и хранение материалов, включая брендированную продукцию; взаимодействие с подрядчиками и поставщиками; решение возникающих хозяйственных вопросов без постоянного привлечения руководителя. 4. Водитель, командировки и логистика Составление графика работы водителя. Оформление доверенностей, путевых листов и необходимых документов. Организация командировок: билеты, отели, трансферы, встречи, посещение объектов. Составление понятного плана поездки и контроль всех организационных деталей. Организация встреч, совещаний и мероприятий, включая корпоративные мероприятия. Что мы ожидаем от кандидата: Нам нужен опытный административный профессионал, а не человек, который только начинает карьеру. Для этой работы важны: опыт работы личным ассистентом руководителя, executive assistant, офис-менеджером высокого уровня, административным руководителем или на сопоставимой позиции; способность самостоятельно организовать свою работу и работу других людей; высокая скорость работы без потери качества; внимательность к деталям и безупречная работа с документами; грамотная устная и письменная речь; уверенное деловое общение по телефону и лично; умение спокойно решать нестандартные и срочные вопросы; привычка не просто выполнять поставленную задачу, а доводить ее до конечного результата; способность работать с конфиденциальной информацией; уверенное владение MS Word, Excel (в том числе формулы и сводные таблицы), PowerPoint. Очень важна самостоятельность. Если вы привыкли ждать подробной инструкции, эта вакансия вам, скорее всего, не подойдет. Если же ваш подход звучит как: «Я понял/а задачу. Остальное я решу сам/а и вернусь с результатом» — нам стоит познакомиться. Будет преимуществом: Навыки работы в CorelDRAW, Photoshop и других графических редакторах. Опыт организации сложных командировок и мероприятий. Опыт работы с договорами и первичной документацией. Опыт взаимодействия с подрядчиками, поставщиками и сервисными компаниями. Условия: График: 5/2, с 9:00 до 18:00. Официальное трудоустройство по ТК РФ. Оплачиваемый отпуск и больничные. Своевременная выплата заработной платы в полном объеме. Премии за стаж и успешно реализованные проекты. Подарки на дни рождения. Современный отдельный офис с собственной парковкой. Оборудованная кухня: холодильник, микроволновая печь, посудомоечная машина. Небольшой профессиональный коллектив, где каждый действительно влияет на результат. Возможность профессионального и карьерного роста вместе с компанией. Важная информация: Рассматриваем кандидатов с соответствующими зарплатными ожиданиями. В процессе отбора предусмотрено тестовое задание. Отбор ведет человек, без участия ИИ. Из сопроводительного письма мне будет интересно узнать, почему вы решили откликнуться на эту вакансию и какой опыт делает вас сильным кандидатом на позицию правой руки руководителя.