Бизнес-ассистент руководителя
Описание
WildJam — крупнейшее независимое рекламное агентство, которое соединяет бренды и лидеров мнений.Мы работаем с крупными брендами — среди наших клиентов Яндекс, Альфа-Банк, L'Oréal, AliExpress и многие другие. Внутри компании много параллельных проектов, команд, задач, встреч и новых направлений, поэтому сейчас мы ищем сильного бизнес-ассистента руководителя.Нам нужен не человек «на календарь», а тот, кто поможет превратить большой поток задач и процессов в понятную систему и будет держать руку на пульсе. Обязанности: Управлять календарем руководителя: встречи, звонки, приоритеты, переносы и изменения; Контролировать выполнение задач и договоренностей — не просто фиксировать, а доводить до результата; Следить за дедлайнами и заранее напоминать о важных точках; Собирать информацию по задачам, быстро погружаться в новые темы и готовить краткие выводы; Координировать коммуникацию руководителя с командами, подрядчиками, партнерами и клиентами; Организовывать встречи, командировки, мероприятия и другие рабочие процессы; Готовить документы, презентации, таблицы и материалы к встречам; Фиксировать договоренности после встреч и контролировать их исполнение; Помогать руководителю держать в фокусе ключевые проекты и приоритеты; Самостоятельно искать решения возникающих вопросов и предлагать варианты действий; Подхватывать новые задачи и быстро разбираться в том, как они устроены; В отдельных случаях — представлять интересы руководителя во внутренних и внешних коммуникациях. Требования: Опыт работы бизнес-ассистентом, executive assistant, project manager, аккаунт-менеджером или на аналогичной позиции — обязателен; Опыт работы с руководителем, у которого высокая загрузка и много параллельных задач; Отличные навыки планирования и организации; Системность и внимание к деталям; Умение работать с большим объемом информации; Способность быстро переключаться между задачами и приоритетами; Сильные коммуникативные навыки; Умение четко формулировать мысли и договариваться с разными людьми; Уверенный пользователь Google Docs/Sheets, презентаций и таск-трекеров; Умение самостоятельно искать информацию и разбираться в незнакомых вопросах; Высокая скорость работы и адекватное отношение к изменениям; Ответственность за результат, а не только за выполнение поручения. Особенно ценим:Проактивность. Если видите проблему — не просто сообщаете о ней, а приходите хотя бы с одним вариантом решения.Системность. Если задач становится 20, вы не теряете 15 из них, а создаете систему, в которой контролируются все 20.Предусмотрительность. Вы умеете заметить, что завтра потребуется сделать сегодня.Здравый смысл. Не каждую задачу нужно согласовывать на пять кругов — важно понимать, где можно самостоятельно принять решение.Высокий темп. Работа динамичная: планы могут меняться в течение дня, появляются срочные задачи и новые направления. Что мы предлагаем: Работу непосредственно с руководителем WildJam; Возможность глубоко погрузиться в управление бизнесом и рекламное агентство изнутри; Большое количество разнообразных задач и возможность влиять на процессы; Работу с крупными клиентами и интересными бизнес-задачами; Сильную команду и динамичную рабочую среду; Оформление по ТК РФ, полностью «белую» зарплату; Конкурентный уровень дохода — обсуждается индивидуально; Офис в Москве. Важный моментЭто не позиция с четким графиком «9:00–18:00 и до завтра».У руководителя много параллельных задач, встреч и направлений, поэтому темп работы высокий, а график может быть ненормированным. Мы ищем человека, которому комфортно работать в таком режиме и который умеет сохранять порядок даже тогда, когда вокруг много изменений. Удаленный формат не рассматриваем.Если вы умеете держать под контролем десятки задач, быстро разбираться в новом, видеть на два шага вперед и хотите стать человеком, на котором действительно держится часть процессов руководителя — будем рады познакомиться. В сопроводительном письме расскажите о своем опыте и укажите желаемый уровень дохода.