Executive Personal Assistant / Персональный ассистент
Описание
О роли Ищем зрелого, проактивного ассистента собственника - человека с системным мышлением, вниманием к деталям и умением доводить вопросы до результата без напоминаний. Задача роли - освободить время и внимание собственника от организационных, информационных и бытовых вопросов и обеспечить надежное управление всеми личными и административными процессами. Это не про «выполнять поручения», а про то, чтобы предугадывать потребности, вовремя замечать риски и самостоятельно закрывать задачи. Прямое подчинение собственнику. Обязанности Ведение сложного календаря: приоритеты, часовые пояса, подготовка, дорога; планирование встреч, мероприятий и звонков, защита времени собственника. Фиксация договоренностей, контроль сроков и follow-up, ежедневные и еженедельные сводки по статусу задач. Единая система личных и рабочих задач: приоритизация входящих, контроль ответственных и сроков. Поиск и анализ информации, подготовка вариантов решения с плюсами, минусами и рекомендацией. Полная организация деловых и личных поездок: билеты, отели, трансферы, маршруты, визы, бронирования, запасные варианты и решение вопросов в пути. Личный и бытовой контур: покупки, доставки, сервис, недвижимость, автомобили, записи, рестораны, подарки, контроль регулярных платежей и учет расходов. Организация питания и бытовых процессов с учетом предпочтений и графика. Подбор персонала и подрядчиков: профиль позиции, скрининг, короткий список, проверка рекомендаций, сравнение предложений, контроль договоров и качества. Соблюдение полной конфиденциальности и безопасная работа с документами, доступами и данными. Проактивное управление: предугадывать потребности, выявлять проблемы заранее, наводить порядок и снижать число вопросов, требующих участия собственника. Требования Опыт работы личным, executive- или бизнес-ассистентом предпринимателя/руководителя. Сильные аналитические способности и системное мышление, умение видеть взаимосвязи между задачами. Высокая самостоятельность и готовность нести ответственность за результат. Исключительная организованность, внимание к деталям, умение работать с несколькими направлениями и расставлять приоритеты. Развитый эмоциональный интеллект: умение чувствовать контекст и выбирать правильную форму коммуникации. Спокойствие и собранность в нестандартных и срочных ситуациях. Грамотная устная и письменная речь. Свободный русский и уверенный английский; немецкий или арабский — преимущество. Уверенное владение календарями, таск-менеджерами, таблицами, облачными сервисами и AI-инструментами. Готовность к командировкам (Шенген, MENA) и гибкому графику. Безусловная честность, порядочность и отсутствие конфликта интересов. Условия Удаленная работа с регулярными командировками по Европе и странам MENA (расходы на поездки компенсируются). Гибкий график, возможна работа вне стандартных часов. Прямое взаимодействие с собственником, широкая зона ответственности и самостоятельность. Оформление и детали компенсации обсуждаются с финальным кандидатом. Отклик приветствуется с кратким сопроводительным письмом: почему эта роль вам подходит и пример задачи, которую вы полностью закрыли самостоятельно.