Ассистент команды
Описание
Ищем не просто офис-менеджера, а человека, который станет настоящей палочкой-выручалочкой для всей команды: внимательного, инициативного и неравнодушного к людям и результату. Эта роль подойдет тому, кто умеет держать в фокусе сразу несколько задач, быстро находить решения и создавать вокруг себя порядок, комфорт и доброжелательную атмосферу. Что предстоит делать Офис и команда Заботиться о бесперебойной работе офиса: заказывать воду, канцтовары, продукты и необходимые материалы. Взаимодействовать с техническими службами и подрядчиками. Встречать гостей и организовывать комфортный прием посетителей. Контролировать своевременную оплату счетов и пополнение корпоративных сервисов. Заказывать брендированную и мерч-продукцию. Организовывать корпоративные мероприятия, поздравления, подарки и памятные даты. Отправлять документы и корреспонденцию почтой и через экспресс-службы. Принимать и распределять входящие звонки и корреспонденцию. Отдел продаж Готовить договоры и другие документы по утвержденным шаблонам. Организовывать командировки сотрудников. Помогать в подготовке и проведении встреч с клиентами. Обеспечивать менеджеров необходимыми документами и информацией. Топ-менеджмент Частично вести календарь руководителя и помогать планировать встречи. Быстро находить необходимую информацию, документы и подрядчиков. Готовить отчеты о выполненной работе. Подготавливать документы и договоры. Взаимодействовать с партнерами и внешними исполнителями. Выполнять личные и рабочие поручения руководителя. Финансовый отдел Запрашивать у контрагентов счета, акты и другие закрывающие документы. Отслеживать срочные платежи и своевременно эскалировать вопросы. Помогать в сборе дебиторской задолженности. Работать в системе электронного документооборота. Контролировать движение документов и своевременное предоставление информации ответственным сотрудникам. Фиксация расходов. Кого мы ищем Нам важно не только то, что вы умеете, но и то, как вы взаимодействуете с людьми. Мы будем рады видеть в команде человека, который: имеет опыт работы ассистентом от 1 года; уверенно работает с офисными программами и Google Документами; умеет работать с договорами и другими деловыми документами; имеет опыт организации командировок и travel-сопровождения; умеет работать с системами электронного документооборота; знаком с современными ИИ-инструментами и использует их в работе; умеет расставлять приоритеты и соблюдать сроки; спокойно работает в режиме многозадачности; обладает аналитическим складом ума и внимательностью к деталям; проявляет инициативу и не ждет указаний в очевидных ситуациях; умеет быть тактичным, доброжелательным и надежным партнером для коллег. Что особенно важно В этой должности много разных задач и взаимодействия с людьми. Поэтому мы особенно ценим: эмпатию и искреннюю заботу о команде; готовность прийти на помощь; деловую активность и самостоятельность; ответственность за результат; дружелюбие и позитивный настрой; способность быстро переключаться между задачами, сохраняя качество работы. Условия Работа в дружном коллективе. Уютный и комфортный офис. Лояльное руководство и открытое взаимодействие. Оборудованное место для приема пищи и отдыха сотрудников. Бизнес-центр с парковкой, столовой, кофейней и фитнес-центром. Разнообразные задачи и возможность быть важной частью работы всей команды. Возможность развивать навыки в административной, документальной, организационной и ассистентской работе. Как откликнуться В отклике кратко расскажите о своем опыте работы ассистентом, примерах организации командировок или мероприятий, а также о том, какие ИИ-инструменты и офисные программы используете в работе. Если вам нравится помогать людям, наводить порядок в процессах и делать так, чтобы у команды всё работало слаженно, будем рады познакомиться!