Помощник коммерческого директора / специалист по документообороту
Описание
Мы ищем внимательного и инициативного помощника коммерческого директора, который умеет работать с большим объемом информации, анализировать документы, замечать неточности и оперативно вносить корректировки. Работа предполагает участие в проектах по регистрации медицинских изделий, взаимодействие с государственными органами, сопровождение международных инспекций и организацию внутреннего документооборота компании. Чем предстоит заниматься Выполнять поручения коммерческого директора и контролировать сроки их исполнения. Анализировать входящую документацию, проверять ее комплектность, корректность оформления и соответствие установленным требованиям. Самостоятельно исправлять выявленные неточности и готовить документы к повторной подаче. Составлять отчеты, справки, таблицы и аналитические материалы для руководителя. Собирать, систематизировать и предоставлять руководителю данные по запросу. Ежеквартально собирать и проверять показатели KPI, выявлять расхождения и готовить сводную информацию для руководителя. Участвовать в подготовке и подаче документов для регистрации медицинских изделий в Росздравнадзоре. Работать с документацией, подаваемой в Минпромторг России и другие государственные органы. Обеспечивать документальное сопровождение российских и международных инспекций. Отслеживать статусы поданных документов, сроки получения ответов и необходимость внесения корректировок. Организовывать документооборот компании: регистрировать входящие и исходящие документы, договоры и сопроводительные материалы. Собирать подтверждающие документы и контролировать сроки действия и исполнения договоров. Вести электронные и бумажные реестры, обеспечивать удобный и быстрый поиск документов. Формировать дела постоянного и длительного хранения, обеспечивать сохранность служебной документации. Выполнять сшивку, сканирование, копирование и подготовку документов к нотариальному заверению. Работать с оргтехникой и электронными системами хранения документов. Поддерживать жизнедеятельность офиса: заказывать канцелярию и расходные материалы, контролировать состояние помещений и организовывать необходимое обслуживание. Наши ожидания Образование не ниже среднего профессионального. Уверенное владение Microsoft Office, особенно Word и Excel. Умение работать с формулами Excel, фильтрами, сортировкой, сводными и сравнительными таблицами. Навыки составления, заполнения, проверки и систематизации документов. Способность работать с большим объемом информации и соблюдать установленные сроки. Умение анализировать документы, находить ошибки и самостоятельно вносить корректировки. Грамотная устная и письменная речь. Уверенная работа с электронной почтой, поисковыми системами, сканерами, принтерами, МФУ и другой офисной техникой. Внимательность к деталям, ответственность, исполнительность и пунктуальность. Инициативность и готовность самостоятельно разбираться в новых требованиях и рабочих процессах. Коммуникабельность, деловой стиль общения и умение корректно взаимодействовать с коллегами и внешними организациями. Будет преимуществом Опыт работы помощником руководителя, делопроизводителем, специалистом по документообороту или регистрации. Опыт взаимодействия с Росздравнадзором, Минпромторгом России и другими государственными органами. Опыт работы с регистрационной документацией на медицинские изделия. Опыт документального сопровождения проверок или международных инспекций. Знание основ делопроизводства и архивного хранения документов. Навыки подготовки отчетов и проверки показателей KPI. Если у кандидата пока недостаточно опыта в регистрации медицинских изделий, но он внимателен, хорошо работает с документами и готов учиться, мы поможем освоить необходимые процессы. Ключевой портрет кандидата Для этой позиции нужен не только помощник, выполняющий поручения, а самостоятельный специалист с аналитическим складом ума. Важно уметь разобраться в документах, увидеть ошибку, предложить исправление, проконтролировать срок и довести задачу до результата