Личный помощник собственника бизнеса Family Office
Описание
Ищем высокоорганизованного, проактивного и самостоятельного персонального ассистента для управления личными и административными задачами семьи. В данный момент руководитель находится в Ташкенте, с последующим переездом в ОАЭ. Это позиция для специалиста, который не просто выполняет поручения, а выстраивает систему, управляет процессами и отвечает за результат. Ключевые зоны ответственности 01. Управление календарём и расписанием • Ведение единого календаря личных и деловых событий. • Планирование встреч, мероприятий, поездок и личных дел с учётом приоритетов. • Организация логистики, трансферов и сопровождения расписания. • Заблаговременное выявление конфликтов, переносов и изменений. • Подготовка ежедневного плана и контроль исполнения. 02. Lifestyle Management • Координация водителей, тренеров, массажистов, врачей, домашнего персонала и других специалистов. • Организация медицинских записей, тренировок, персонального ухода и бытовых процессов. • Контроль заказов, покупок, доставок, возвратов и бытовых услуг. • Организация подарков, цветов, мероприятий и персональных запросов. • Обеспечение готовности всего необходимого к запланированным событиям. 03. Travel Management • Полная организация поездок: авиабилеты, отели, трансферы, маршруты и бронирования. • Подбор 2–3 оптимальных вариантов по стоимости, качеству и удобству. • Контроль виз, документов, сроков и изменений в расписании. • Оперативное решение непредвиденных ситуаций во время поездок. 04. Административное и финансовое сопровождение • Контроль личных платежей, подписок, счетов и регулярных обязательств. • Ведение реестров документов, договоров и сроков их действия. • Организация продления документов и взаимодействие со специалистами. • Контроль расходов, подтверждающих документов и отчётности. • Обеспечение прозрачности и порядка в административных процессах. 05. Подрядчики и личные проекты • Постановка задач и контроль сроков исполнения подрядчиками. • Организация проектов по обслуживанию недвижимости, ремонту, закупкам и переездам. • Подбор исполнителей, сравнение предложений и согласование бюджетов. • Контроль качества работ и самостоятельное решение текущих вопросов в пределах полномочий. 06. Family Office Coordination • Координация семейных мероприятий, поездок и персональных запросов. • Организация семейной логистики и домашних процессов. • Взаимодействие с домашним персоналом и обслуживающими организациями. • Контроль семейных административных вопросов, расходов и документации. • Расширение зоны ответственности предполагается после успешного первоначального этапа. Профессиональный профиль кандидата • От 3 лет опыта в роли Senior Personal Assistant, Executive Assistant, Private PA или Family Office Assistant. • Опыт работы с предпринимателями, собственниками бизнеса, HNWI/UHNWI-клиентами или первыми лицами компаний будет преимуществом. • Опыт организации сложной логистики, поездок, работы с подрядчиками и персоналом. • Уверенное владение цифровыми инструментами планирования, контроля задач и документооборота. • Английский язык на уровне, достаточном для самостоятельного взаимодействия с международными подрядчиками и сервисами. Ключевые компетенции и личные качества • Интеллект и скорость мышления. Быстро анализирует информацию, видит взаимосвязи и находит решения нестандартных задач. • Проактивность. Действует на опережение и предотвращает проблемы до их возникновения. • Самостоятельность и ответственность. Доводит задачи до результата без напоминаний и постоянного контроля. • Системность и организованность. Одновременно управляет большим количеством разноплановых задач, ничего не теряя из виду. • Project management. Планирует, делегирует, координирует исполнителей и контролирует сроки и качество. • Критическое мышление. Не просто сообщает о проблеме, а предлагает варианты её решения. • Эмоциональный интеллект. Сохраняет тактичность, дипломатичность и профессиональную дистанцию. • Стрессоустойчивость. Спокойно и эффективно работает при изменении планов и высокой нагрузке. • Конфиденциальность. Строго соблюдает профессиональную этику, приватность и личные границы. • Сервисный подход. Внимателен к деталям, пунктуален и поддерживает высокие стандарты качества. Принципы работы • Решения вместо проблем. Предлагать 2–3 продуманных варианта с рекомендацией оптимального. • Опережение. Планировать заранее, а не реагировать постфактум. • Ответственность за результат. Завершать поручения, а не только передавать их исполнителям. • Системность. Фиксировать стандарты, договорённости, предпочтения и повторяющиеся процессы. • Защита времени руководителя. Решать вопросы самостоятельно в пределах согласованных полномочий. • Единое окно коммуникации. Координировать подрядчиков и персонал без лишнего вовлечения руководителя. Ожидаемые результаты за первые 90 дней • Сформирована единая система управления календарём, задачами и поручениями. • Регулярные процессы систематизированы; у задач есть ответственные и контрольные сроки. • Выстроено взаимодействие с персоналом и подрядчиками. • Ключевые организационные вопросы решаются проактивно и самостоятельно. • Руководителю не приходится повторно напоминать о принятых поручениях. • Соблюдаются согласованные сроки, стандарты качества и конфиденциальности. • Внедрена понятная система краткой отчётности и контроля. Главный показатель эффективности: руководитель не занимается операционными вопросами и не тратит время на контроль повседневных процессов. Всё необходимое организовано и готово вовремя. Условия • Работа непосредственно с частным лицом в структуре Family Office. • Высокий уровень самостоятельности, доверия и ответственности. • Разноплановые задачи и возможность выстраивать процессы. • Формат работы и вознаграждение обсуждаются индивидуально с финальным кандидатом. Мы ищем человека, которому можно доверить не только задачи, но и ответственность за их безупречное выполнение.