Личный ассистент со знанием английского языка / Personal Assistant
Описание
О вакансии Сейчас мы ищем сильного личного ассистента для руководителя международного уровня. Руководитель живёт в Испании, много путешествует и одновременно ведёт большое количество личных, семейных и организационных вопросов в России, США и Европе. Нам нужен универсальный, быстрый и самостоятельный человек, который сможет взять на себя значительную часть личных процессов руководителя: от организации поездок и бытовых вопросов до сложного поиска информации, коммуникации с зарубежными организациями и координации других исполнителей. Это роль для человека, который умеет быстро ориентироваться в новых ситуациях, не боится незнакомых задач и способен самостоятельно пройти путь от запроса до готового результата. Здесь особенно важны сообразительность, скорость, внимательность и умение действовать без постоянного контроля. Что предстоит делать Личные и организационные задачи: Организовывать поездки, бронирования, трансферы и другие travel-вопросы; Решать бытовые и административные задачи в разных странах; Искать и структурировать информацию по самым разным запросам руководителя; Записывать на услуги, находить специалистов, сервисы и необходимые решения; Вести календарь и контролировать важные договорённости; Формировать и постепенно развивать базу знаний по личным процессам руководителя. Семейные задачи: Помогать с организационными вопросами, связанными с детьми и семьёй; Искать школы, репетиторов, врачей, специалистов и другие необходимые сервисы; Взаимодействовать с образовательными учреждениями и университетами в разных странах; Вести переписку и телефонные переговоры на английском языке; Контролировать сроки, документы, записи и договорённости. Координация и контроль: Самостоятельно выполнять задачи или определять, когда эффективнее передать их подрядчику; Искать локальных исполнителей и помощников в разных странах; Ставить задачи фрилансерам, консьерж-сервисам и другим подрядчикам; Контролировать качество, сроки и результат; Следить за тем, чтобы ни одна задача не терялась и была доведена до конца. Дополнительные задачи: Помощь в организации выступлений, мероприятий и конференций; Работа с презентациями, таблицами и документами; Публикация готовых материалов в социальных сетях; Поиск нестандартных решений под личные и организационные запросы руководителя; Использование AI-инструментов для ускорения поиска, анализа и выполнения задач. Что для нас особенно важно Мы смотрим не только на предыдущий функционал кандидата, но в первую очередь на то, как человек думает и работает. Нам важно, чтобы вы: Быстро соображали и умели находить решение даже в незнакомой ситуации; Обладали высокой работоспособностью и могли работать в хорошем темпе; Были самостоятельны и не ждали подробной инструкции по каждой задаче; Умели искать информацию и проверять её, а не просто передавать первый найденный вариант; Были внимательны к деталям и договорённостям; Умели держать одновременно несколько разных задач; Не боялись звонков, переговоров и коммуникации с людьми из разных стран; Умели правильно расставлять приоритеты; Доводили задачи до результата и заранее предупреждали о возможных рисках. Что потребуется Опыт работы личным ассистентом от 1,5 лет; Английский язык B2+ — важно уверенно вести переписку и телефонные переговоры; Испанский язык будет преимуществом; Уверенное владение AI-сервисами; Опыт работы с Google Workspace, Trello и другими инструментами организации задач; Готовность быстро осваивать новые сервисы и инструменты. Условия Полностью удалённый формат работы. График 5/2, полный рабочий день. Рабочие часы по московскому времени: Поскольку руководитель проживает в Испании, рабочее время по Москве будет меняться в зависимости от сезона, чтобы график совпадал с рабочими часами руководителя — с 10:00 до 19:00 по местному времени Испании. зимой — с 12:00 до 21:00; летом — с 11:00 до 20:00. 30 оплачиваемых дней отпуска. Командировок нет. Готовой базы процессов пока нет — предстоит выстроить её совместно с руководителем. Этапы отбора Заполнение короткой анкеты. Видео-визитка до 1 минуты с ответами на два вопроса: «Чем вы гордитесь в предыдущем опыте?» «Что для вас важно в работе?» Интервью с HR. Тестовое задание. Интервью с руководителем. Две оплачиваемые тестовые рабочие недели. Будем рады вашему отклику! Если вам нравится быстро решать самые разные задачи, самостоятельно искать лучший способ их выполнения и быть человеком, которому действительно можно передать вопрос и получить готовый результат, будем рады познакомиться!