Офис-менеджер (специалист по документообороту)
Описание
Вакансия открыта в нашем бизнес направлении - "Конструкторское Бюро "Тулажелдормаш", которое занимается проектированием специального железнодорожного подвижного состава для нужд ОАО «РЖД» - ж/д техники и транспорта, выполняющего ремонт и строительство ж/д пути. Сейчас, мы ищем специалиста по ведению документооборота в г.Тула. Обязанности: Организационная поддержка: Организация встреч, переговоров, совещаний (подготовка переговорных, чай/кофе для гостей). Планирование и координация поездок или командировок сотрудников. Ознакомление сотрудников с документами кадрового характера. Выполнение текущих административных поручений руководства. Делопроизводство и коммуникация: Прием, регистрация, учет и распределение входящей и исходящей корреспонденции. Ведение первичной документации и базового корпоративного архива. Ведение табеля учета рабочего времени. Обработка телефонных звонков и электронных писем. Встреча посетителей, клиентов и партнеров компании. Хозяйственное обеспечение: Заказ канцелярских товаров, расходных материалов для оргтехники, чая, кофе и питьевой воды. Контроль исправности офисной техники, мебели и систем связи. Взаимодействие с планово-экономическим отделом, арендодателями, клининговыми и ремонтными службами. Требования: Опыт работы офис-менеджером, секретарем, помощником руководителя, делопроизводителем обязателен. Уверенный пользователь ПК (Word, Excel, PowerPoint, стандартные офисные программы). Знание правил деловой переписки и этикета. Знание структуры и организации документооборота. Знание правил защиты служебной конфиденциальной информации. Знание основ договорной работы, порядок заключения. Будет плюсом: Знание основ ведения КДП. Личные качества: Скрупулёзность и внимательность к деталям; Ответственность; Развитые коммуникативные навыки. Условия: График: пн-чт с 08-00 до 17-00, пт с 08-00 до 16-00, офис. Официальное трудоустройство, ДМС после испытательного срока. Кому подчиняется: Функциональное подчинение Начальнику отдела кадров. С кем взаимодействует: работники предприятия.