Бизнес-ассистент руководителя/собственника бизнеса (м.Сколково)
Описание
Smart & Talented - кадровое агентство, специализирующееся на подборе ассистентов и других специалистов административного профиля - от Personal и Executive Assistant до Chief of Staff и Family Office. Наш клиент, компания в области света и светодизайна, реализует проекты федерального и регионального уровня, работаем с крупными корпоративными и государственными заказчиками. Руководитель — собственник бизнеса, активно участвует в развитии компании, проектах, публичных выступлениях и профессиональных мероприятиях. Чем предстоит заниматься Организация рабочего процесса руководителя: Ведение и координация календаря, организация встреч и рабочего графика; Непосредственное участие во встречах и переговорах для сохранения полного рабочего контекста с фиксацией договоренностей и подготовкой протоколов и follow-up; Постановка задач исполнителям, отслеживание сроков, контроль исполнения и напоминания руководителю. Коммуникации и координация: Первичная обработка входящих звонков и обращений, фильтрация информации по срочности и значимости; Самостоятельное решение организационных вопросов в пределах полномочий; Координация коммуникаций с внутренней командой и внешними подрядчиками; Организационное взаимодействие с заказчиками, представителями крупных компаний и государственных структур. Сопровождение руководителя: Присутствие на рабочих встречах, конференциях, форумах, выступлениях и других мероприятиях; Организационная поддержка руководителя непосредственно на площадках с функцией оперативного решения возникших вопросов. Поддержка публичной деятельности: Оперативная фото- и видеофиксация выступлений, встреч и значимых событий; Самостоятельное определение важных моментов для съемки без отдельного технического задания; Передача материалов SMM-команде для подготовки контента; Публикация готового контента в социальных сетях руководителя. Travel-поддержка: Бронирование билетов, гостиниц, согласование логистики и времени поездок с помощью корпоративного сервиса Smartway; Сопровождение руководителя в командировках по необходимости. Личные поручения: эпизодические организационные задачи личного характера при наличии свободного времени и соответствующего запроса руководителя. Наши ожидания Обязательно: Релевантный опыт работы бизнес-ассистентом/личным ассистентом руководителя от 2 лет, без частых смен работы; Умение самостоятельно организовывать работу руководителя и контролировать выполнение поручений; Уверенная работа с цифровыми сервисами, способность быстро осваивать новые программы; Навыки организации календаря, фиксации договоренностей, структурирования информации и контроля задач; Активное практическое использование современных продвинутых ИИ-инструментов (в том числе платных версий), понимание их возможностей и самостоятельное освоение новых решений; Навыки оперативной фото- и видеосъемки на телефон, понимание удачного кадра и значимости события; Готовность к офлайн-работе в Москве (Сколково) и к командировкам по России (преимущественно 1–3 дня). Будет преимуществом: Опыт взаимодействия с первыми лицами компаний и представителями крупных организаций; Английский язык; Высшее образование;Личные качества: Самостоятельность и проактивность, структурное мышление и оперативность, гибкость, наблюдательность и инициативность. Условия: Оплата: до 200 000 руб. на руки. Возможна годовая премия по результатам работы и финансовым итогам компании (не гарантирована, размер определяется по итогам года); Оформление: обсуждается с финалистом — предпочтительно ИП, также возможно официальное трудоустройство в штат; Отпуск: по предварительному согласованию, с возможностью выбора периода; Формат: офлайн, Москва, офис в кластере медиатехнологий «Сколково». Сопровождение на встречах и мероприятиях, командировки по необходимости. График: 5/2, с 09:00 до 18:00. Эпизодически — вечернее время, выходные и праздники при необходимости; Командировки: преимущественно по России, 1–3 дня; в отдельных случаях — до 10 дней. Этапы отбора Онлайн-оценка эксперта кадрового агентства; Собеседование с руководителем (онлайн/офлайн по ситуации); Проверка службой безопасности + проверка на полиграфе.