Executive Assistant
Описание
Привет, дорогой соискатель!Мы - международная девелоперская компания (строим большой курортный кластер на Занзибаре)Сейчас мы находимся в поисках Executive Assistant для директора бич-клабаМы видим эту роль в человеке, который сможет держать в руках весь рабочий ритм директора: календарь, задачи, документы, коммуникацию и контроль договорённостей. Нам очень нужен человек, который держит все под чутким контролем Чем предстоит заниматься на данной должности: Управление временем и расписанием руководителя Полное ведение рабочего календаря: встречи, звонки, видеоконференции Приоритизация задач и оптимизация графика Напоминания о встречах, дедлайнах и ключевых событиях Организация деловых поездок: перелёты, отели, трансферы Подготовка материалов к встречам, организация внутренних и внешних совещаний Контроль задач и договорённостей Ведение общего списка задач руководителя и открытых вопросов Контроль сроков и статусов у всех участников проекта Регулярные напоминания ответственным Контроль исполнения договорённостей после встреч Еженедельные отчёты о статусе проекта Документооборот Ведение и структурирование проектной документации в Google Drive Подготовка документов на подпись, контроль их получения и отправки Ведение базы документов, реестров и рабочих файлов в актуальном состоянии Проверка документов перед отправкой Аналитика и подготовка материалов Подготовка коммерческих, внутренних и презентационных материалов Сбор, анализ и структурирование информации из разных источников Работа с таблицами в Excel и Google Sheets Подготовка материалов для партнёров, консультантов, подрядчиков и инвесторов Коммуникация Деловая переписка на русском и английском языках Протоколы встреч (Meeting Minutes) и follow-up Координация коммуникации между всеми участниками проекта Запрос информации у подрядчиков и консультантов, контроль ответов Что для нас важно Навыки Английский — от Upper-Intermediate (B2) Уверенная работа в Google Workspace и Bitrix24 Продвинутый уровень Excel и Google Sheets Активное использование AI-инструментов для подготовки документов, поиска информации и автоматизации рутины Умение быстро разбираться в большом объёме информации и выделять главное Нам бы хотелось видеть в вас следующие качества: Способность работать в высоком темпе, с сохранением качества Адаптивность и быструю реакцию на изменения Самоорганизованность Иницииативность и желание сделать лучше Внимательность к деталям и соблюдение дедлайнов Любовь к динамичной рабочей среде Будет плюсом Опыт работы Executive Assistant, особенно с топ-менеджментом Опыт в международных компаниях Опыт в девелопменте, строительстве, недвижимости, гостиничном или ресторанном бизнесе, инвестиционных проектах Условия Полная занятость, удаленный формат работы Испытательный срок — 3 месяца Заработная плата обсуждается по результатам собеседования Работа в международной команде над крупными проектами Как проходит отбор Мы хотим, чтобы у каждого кандидата был шанс показать себя, даже если в резюме не всё помещается. Поэтому вместо долгих первичных созвонов используем короткую анкету с практическими вопросами о вашем опыте.После отклика мы пришлём вам ссылку.Заполнение займёт около 20 минут.Мы внимательно читаем каждую анкету, а с теми, чей опыт откликнется нам больше всего, свяжемся для интервью.До встречи!