Делопроизводитель (с функцией личного помощника директора)

Описание

В Филиал РГИСИ в г. Калининграде (Филиал Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования "Российский государственный институт сценических искусств" в Калининграде – "Балтийская Высшая школа музыкального и театрального искусства" (БВШМТИ)) требуется делопроизводитель (с функцией личного помощника директора). О нас: Филиал является одним из учреждений Музейного и театрально-образовательного комплекса на острове Октябрьском г. Калининграда, который был образован указом Президента Российской Федерации. Богатые традиции старейшего театрального вуза России передаются студентам филиала с применением новейших цифровых технологий, что делает БВШМТИ первым в Калининградской области заведением высшего образования, в котором можно освоить современную творческую профессию. Требования: - Высшее профессиональное образование. - Опыт работы в должности помощника руководителя не менее 3 лет. - Знание делового этикета, тактичность. - Готовность к ненормированному рабочему дню (эпизодически) и решению нестандартных задач. - Опыт работы в системе электронного документооборота. Обязанности: - Работает в системе 1С:Документооборот. - Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. - Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. - Подготавливает и сдает в архив предприятия документы, законченные делопроизводством, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. - Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации. - Оказывает методическую поддержку подразделениям филиала в вопросах документооборота, в том числе в вопросах работы в системе электронного документооборота «1С: Документооборот». В части выполнения обязанностей помощника директора: - Организует прием посетителей: встреча гостей, решение оперативных вопросов. - Осуществляет полное организационное сопровождения совещаний и встреч руководителя (подготовка кабинета директора, организация чаепития/кофе-брейков, ведение протокола совещания). - Обеспечивает передвижения директора (встречи, выезды на площадки, творческие мероприятия, органы власти и пр.). - Решает административно-хозяйственные задачи (встречи в аэропорту гостей, доставка документов, закупка продуктов для приемов и пр.). Условия: - официальное оформление по ТК РФ; - 5-ти дневная рабочая неделя с 09-00 до 18-00; - разъездной характер работы (эпизодически).