Бизнес-ассистент (помощник руководителя)
Описание
О компанииMOTOV ESTATE — нишевое агентство недвижимости в Тюмени, работающее в формате клуба с индивидуальным сопровождением клиентов. Мы ценим людей, которые берут ответственность на себя, действуют на опережение и доводят каждое дело до результата. Кандидат, который подойдёт нам, получит не просто должность, а реальную возможность расти вместе с бизнесом.Суть позицииМы ищем универсального сотрудника, который станет «магией за спиной руководителя»: заберёт на себя максимум административных, организационных и проектных задач, чтобы руководитель мог фокусироваться на стратегии, построении отношений и развитии бизнесов.Это роль для проактивного человека, который с первого дня берёт на себя ответственность и решает вопросы на высочайшем уровне. Позиция имеет прямой карьерный трек: от ассистента руководителя до заместителя директора или исполнительного директора компании.Основные направления работы1. Администрирование и развитие клуба MOTOV ESTATE- Поддержка и развитие клубного формата обслуживания клиентов.- Организация работы клуба, сопровождение клиентов, высокий уровень сервиса.2. Работа с клиентами- Поздравление клиентов с днём рождения.- Подготовка и отправка подарков.- Ведение учёта запасов подарков и своевременный заказ новых.- Контроль соответствия «картинки» реальности при заказе подарков.3. Офис-менеджмент (административная работа)- Поддержание порядка в офисном пространстве, подготовка рабочего места руководителя.- Координация уборки, контроль качества, заказ расходных материалов.- Своевременный заказ воды и необходимых мелочей для гостей.4. Помощник руководителя и менеджер проектов- Ведение и контроль задач, планирование календаря руководителя.- Организация встреч и мероприятий «под ключ».- Контроль подрядчиков, проверка документации, доведение вопросов до результата.- Поиск исполнителей, постановка задач, описание ТЗ, доведение до результата.Ключевые компетенции и принципы работыПланирование и управление временем- Ведение календаря руководителя (Google и Битрикс24) с максимально детальным наполнением каждого события: цели, повестка, локации, ссылки, контакты.- Подготовка к совещаниям и планеркам и итогам месяца заранее (за 2 недели, неделю, 3 дня).Работа в системах- Фиксация каждой задачи в Битрикс24 с адекватным дедлайном, понятным названием, чётким результатом.- Ведение статусов задач, своевременное обновление и отчётность.- Систематизация документов с понятными названиями и датами, хранение в облаке.Взаимодействие и контроль- Вежливая и корректная коммуникация с контактами, партнёрами и подрядчиками.- Контроль исполнения договоров и качества работ подрядных организаций.- Доведение каждого вопроса до результата, «дожимание» до быстрого ответа.Конфиденциальность- Строгое соблюдение конфиденциальности всей информации о руководителе, семье и бизнесе.- Подписание договора о неразглашении (NDA) обязательно.Требования к кандидатуЛичные качества- Проактивность — умение предвидеть задачи и брать их на себя без напоминаний.- Ответственность — брать задачу и доводить её до результата, а не до объяснения, почему не получилось.- Гибкость — адаптация к меняющемуся режиму дня и приоритетам.- Ориентация на результат — мышление «как это сделать», а не «почему это нельзя».Навыки- Высокий уровень самоорганизации и тайм-менеджмента.- Управленческие навыки: организация работы команд и людей.- Высокий уровень работы с GPT формированием промптов- Навыки делегирования.- Умение работать с формулами Excel для расчета фин.моделей и бюджетов- Грамотная письменная и устная коммуникация.- Работа с сервисами: Битрикс24, Google-календарь, мессенджеры, облачные хранилища.Мы предлагаем - График 5/2 с 10 до 18 — Гибрид — можешь прийти с утра, а можешь с обеда а можешь и завтра. Главное — чтобы процессы работали и задачи решались.- Работа в успешной компании с дружелюбной и профессиональной атмосферой.- Прозрачная система задач, сроков и ответственности.- Карьерный трек: ассистент руководителя →бизнес ассистент→заместитель директора / исполнительный директор.- Возможность влиять на процессы и развиваться как управленец.Если ты дочитал(а) всё до конца и понял(а), что мы ищем тебя, начни сопроводительное письмо со слов "Хорошее начало". Расскажи в сопроводительном письме о своём опыте, и мы незамедлительно свяжемся.