Офис-менеджер
Описание
Обязанности: Документооборот и логистика: Обработка корреспонденции: прием, регистрация, распределение и отправка входящей/исходящей почты; Работа с курьерскими службами; Ведение и систематизация номенклатурных дел и документов; Первичная бухгалтерия: сбор, проверка первичной документации перед передачей в бухгалтерию; Контроль исполнения сроков; Разработка ЛНА; Организация ознакомлений и согласований документации. Административно-хозяйственное обеспечение: Управление подрядчиками по направлению деятельности; Контроль состояния офиса: организация своевременного мелкого ремонта, поддержание чистоты, порядка и уюта; Учёт имущества: участие в инвентаризации мебели и ТМЦ; Полное жизнеобеспечение офиса: заказ канцелярии, воды, бытовой химии и прочего; Тревел-поддержка: координация командировок сотрудников и прибывающих гостей (бронирование гостиниц, билеты, трансфер); Организация приема гостей. Ассистирование руководителю: Выполнение оперативных поручений руководителя (подготовка отчетов, сканирование, координация календаря встреч) Первичный кадровый документооборот: Сбор документов, подготовка рабочих мест, составление графиков рабочих смен; Организация корпоративных мероприятий. Требования: Высшее или среднее профессиональное образование; Релевантный опыт: от 1–3 лет на позициях офис-менеджера, помощника руководителя, секретаря, администратора офиса, распределителя работ или делопроизводителя; Приветствуются обучения в следующих направлениях: документоведение/Архивоведение, Менеджмент/Управление персоналом, Филологическое/Лингвистическое, кадровое делопроизводство; Приветствуется знание Английского языка от уровня B1; Уверенное владение MS Office (Word, Excel), облачными хранилищами, базовые понимание принципов и навыки работы в ЭДО (СБИС/Диадок) и 1С будут преимуществом; Личные качества: Высокая автономность: способность самостоятельно видеть фронт работ, расставлять приоритеты и решать проблемы без подсказок руководителя; Знание принципов внешнего и внутреннего документооборота. Многозадачность и стрессоустойчивость; Доброжелательность, проактивность, ответственность, вежливость, тактичность, коммуникабельность, грамотная устная и письменная речь, знание принципов внешнего и внутреннего документооборота. Условия: Оформление по ТК РФ; Испытательный срок: 3 месяца; ДМС после испытательного срока.