Бизнес-ассистент / Операционный координатор руководителя

Описание

Мы — международное кадровое агентство и онлайн-Академия персональных и бизнес-ассистентов Smart&Talented. Более 10 лет мы помогаем сильным ассистентам находить проекты с высоким уровнем задач, сильным окружением и возможностью профессионального роста. Мы ищем сильного бизнес-ассистента, который усилит операционную поддержку собственника, обеспечит контроль исполнения задач топ-менеджмента, выстроит управленческую аналитику и координацию внутренних процессов. Обязанности: Распределение задач: ~90% бизнес / 10% личные поручения. Контроль исполнения задач Фиксация поручений по итогам встреч, контроль сроков и результатов работы топ-менеджеров (около 10 человек). Взаимодействие с подразделениями, выявление отклонений и проблемных вопросов. Управленческая и финансовая аналитика Сбор и анализ данных по продажам, найму и проектам, подготовка отчетов и материалов для руководителя. Анализ финансовых показателей (доходы, расходы, прибыль), работа с внутренней учетной системой 1С. Операционная поддержка руководителя Ведение и приоритизация задач, структурирование входящей информации. Подготовка встреч: повестки, материалы, необходимые данные. При необходимости - ведение календаря с учетом нагрузки и приоритетов руководителя. Проекты и автоматизация Участие в спецпроектах, выполнение конфиденциальных поручений и оптимизация внутренних процессов. При необходимости - временное управление отдельной командой или направлением, подключение к задачам подбора персонала. Использование ИИ и инструментов автоматизации для подготовки материалов, анализа информации и сокращения рутинных операций. Личные и организационные поручения Организация поездок и командировок: маршруты, размещение, решение нестандартных вопросов. Выполнение отдельных личных и выездных поручений, взаимодействие с подрядчиками, забота о комфорте руководителя. Требования: Опыт работы бизнес-ассистентом, помощником руководителя, операционным координатором или Project Manager от 2-3 лет. Обязателен опыт взаимодействия с руководителями, контроля исполнения задач и работы с аналитикой. Приоритет - опыт в IT, консалтинге, особенно в компаниях-франчайзи 1С, из строительства и других компаний малого и среднего бизнеса с широким функционалом. Преимущество - опыт руководства группой или направлением, понимание бизнес-процессов и управленческой экономики; Высокая мобильность и готовность быть на связи вне стандартных рабочих часов, в том числе ранним утром и вечером. Иностранный язык: английский, B1+, не ниже базового рабочего уровня. Необходима возможность решать организационные вопросы с зарубежными контрагентами, в том числе авиакомпаниями; Образование: высшее образование обязательно. Предпочтительные направления - физико-математическое, техническое, юридическое. Также рассматривается педагогическое образование, особенно связанное с математикой и точными науками; Программы и знания: 1С - готовность быстро освоить внутреннюю корпоративную учетную систему и разобраться в ее структуре. Предварительное знание системы необязательно. Управленческая аналитика - понимание финансовых показателей, структуры доходов, расходов и прибыли, умение анализировать отчетность. ИИ и автоматизация - опыт использования ИИ-инструментов для подготовки отчетов, презентаций и оптимизации процессов является значительным преимуществом. Опыт работы с ИИ-агентами - дополнительный плюс. Условия: Оформление: ТК РФ; ​​​​​Формат работы: офлайн г. Москва, м. Алексеевская. Первый месяц - обязательно в офисе. В дальнейшем преимущественно офисный формат (около 90% времени). Возможна эпизодическая удаленная работа по согласованию с руководителем. Регулярный гибрид не гарантирован; График работы: 5/2, полный день. Командировки: на текущий момент регулярные командировки не предусмотрены, но необходима готовность к возможным поездкам по России и за рубеж.