Помощник руководителя/офис-менеджер
Описание
EGAS Group, одна из ведущих управляющих компаний в области строительства и управлении торговой и складской недвижимостью ищет самостоятельного Executive / Private Assistant, способного качественно обеспечивать работу CEO, а также держать под контролем административную работу небольшого офисаОбязанности Поддержка CEO (Полное ведение календаря CEO; организация встреч, звонков, мероприятий и перемещений; организация переговорных, пропусков, транспорта и видеосвязи; подготовка документов на подпись; доставка и получение документов) Командировки и поездки (бронирование авиабилетов, гостиниц и трансферов; организация маршрута и расписания поездки; координация встреч во время командировок; организация VIP-сервисов ) офис собственника (ведение личного календаря; организация личных покупок; подарки, цветы; организация бытовых и сервисных вопросов, поиск необходимых специалистов и поставщиков). Задача — не просто передать поручение, а довести вопрос до конечного результата Координация личного персонала (Взаимодействие с водителем, охраной, клинингом и другим личным персоналом, Координация графиков и организационных задач, Организация доступа гостей, персонала и автомобилей, Взаимодействие с внешними сервисами от имени собственника в рамках предоставленных полномочий.) Работа офиса: • Контроль порядка, чистоты и общего состояния офиса. • Контроль работы клининга. • Контроль переговорных, кухни и общих зон. • Обеспечение офиса водой, кофе, канцелярией, хозяйственными и другими расходными материалами. • Приём доставок и корреспонденции. • Организация курьерских отправлений. • Контроль состояния мебели, освещения, бытовой и офисной техники. • Контроль работоспособности оргтехники, компьютерного и коммуникационного оборудования: компьютеров, ноутбуков, мониторов, принтеров, МФУ, телефонов, оборудования переговорных и другой офисной техники. • Координация с IT-специалистами создания учётных записей, корпоративной электронной почты, необходимых доступов, подключения к интернету, Wi-Fi, телефонии, принтерам и установки необходимого программного обеспечения. • Проверка полной готовности рабочего места до первого рабочего дня сотрудника и оперативное устранение выявленных организационных и технических недостатков. • Вызов и координация сервисных и ремонтных служб. • Взаимодействие с арендодателем и эксплуатацией бизнес-центра. • Контроль пропусков, ключей и доступа в офис Требования Опыт от 3 лет в аналогичной позиции Уверенная работа с календарём, документами и таблицами Исключительная организованность и внимание к деталям Умение расставлять приоритеты и доводить задачи до результата Сервисное мышление, деликатность и безусловная конфиденциальность Спокойная работа в условиях частого изменения планов Умение решать стандартные вопросы без постоянного согласования с CEO Хороший письменный русский язык Навыки постановки задач IT-специалистам, провайдерам и сервисным подрядчикам и контроля исполнения до результата Навыки организации поездок и бронирований Аккуратность в работе со счетами, платежами и документами Условия Официальное трудоустройство по ТК (готовы обсудить любой вариант) Стабильная заработная плата Работа в комфортном офисе в центре Москвы Дружный коллектив и поддержка руководства