Специалист Архива

Описание

По направлению архив:

• Осуществляет работу по ведению архивного дела в филиале
• Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
• Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
• Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.
• В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
• Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
• Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности
• Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
• рассредоточению работников, продолжающих деятельность в военное время, и работников, обеспечивающих выполнение мероприятий по гражданской обороне, в зонах возможных опасностей.

По направлению документооборот:

• Организовывать работу документооборота в филиале.
• Обеспечивать контроль документооборота (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.
• Осуществлять методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях, контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов
• Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции руководителя, к исполнению
• Осуществлять контроль сроков исполнения документов.
• Разрабатывать номенклатуры дел.
• Обеспечивать хранение печатей организации.
• Вести компьютерную базу (картотеку) документов.
• Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.
• Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.
• Составлять протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению
• Составлять акт уничтожения документов, не требующих архивного хранения.
• . Подготавливать и передавать с описью документы на хранение в архив.
• Организовывать курьерскую доставку корреспонденции.
• Вести финансовое планирование и отчетность в рамках выполняемой работы.
• Выполнять другие распоряжения руководителя.