Секретарь

Описание

Обязанности:

Административное обеспечение офиса:

• Взаимодействие курьерскими службами, почта РФ;

Организация встреч и мероприятий:

• Бронирование переговорных, встреча гостей;

• Подготовка кофе-брейков;

• Ведение календаря руководителя;

Работа с курьерами и отправкой документов:

• Отправка писем, договоров, посылок;

• Ведение журнала отправки и получения;

Телефонные звонки и электронная почта:

• Ответы на общие письма, перенаправление корреспонденции;

Регистрация документов:

• Входящей корреспонденции (почта, электронные письма, акты, счета и т.п.);

• Исходящих писем и документов;

• Внутренних служебных записок, приказов и распоряжений

• Доверенностей;

Маршрутизация и контроль:

• Передача документов адресатам;

• Контроль исполнения поручений по резолюциям;

• Уведомление о сроках выполнения;

Хранение и учет:

• Формирование дел согласно номенклатуре;

• Архивирование документов;

• Подготовка к уничтожению документов с истекшим сроком хранения;

Работа с системой электронного документооборота (СЭД):

• Заведение и отправка электронных документов;

• Сканирование и подгрузка бумажных документов;

• Контроль прохождения по маршрутам;

Подготовка документов:

• Оформление писем, приказов, доверенностей, уведомлений;

• Проверка оформления (подписи, визы, даты, реквизиты).

• Средне-профессиональное и/или высшее образование;
• Опыт работы секретарём, помощником руководителя, персональных ассистентом от 3-х лет;
• Умение быстро реагировать на любые задачи в мессенджерах, способность принимать решение;
• Презентабельный внешний вид;
• Знание делопроизводства и правил делового этикета;
• Уверенный пользователь офисных программ MS Word, Exсel, PowerPoint;
• Умение пользоваться офисной техникой: ксерокс, сканер;
• Пунктуальность. организованность, исполнительность;
• Высокий уровень коммуникабельности и доброжелательности, умение работать в команде.

• Оформление по ТК РФ;
• График 5/2 с 9:00 до 18:00;
• Оплачиваемая мобильная связь, предоставление телефонного аппарата;
• Испытательный срок от 2 до 3 месяцев;
• Удобное расположение офиса (пешая доступность от ст. м. Волгоградский проспект), наличие бесплатной парковки, компенсация проезда.