Офис-менеджер / Секретарь

Описание

• Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцелярских и хозяйственных товаров, воды, контроль расходных материалов.
• Организация ремонта и обслуживания офисной техники, кондиционеров и других систем (вызов мастеров, контроль выполнения работ).
• Взаимодействие с управляющей компанией и ресурсоснабжающими организациями.
• Контроль поддержания порядка в офисе, координация работы клинингового персонала.
• Прием и распределение входящих звонков, передача информации сотрудникам.
• Работа с курьерскими службами, организация отправки и получения корреспонденции (включая Почту России).
• Обработка документов: сканирование, копирование, печать.
• Ведение документооборота: регистрация, учет, архивация входящей/исходящей корреспонденции, распределение по отделам.
• Организация приема гостей и посетителей, подготовка переговорных комнат.
• Организация командировок сотрудников: бронирование билетов (авиа, ж/д), отелей, оформление командировочных документов.
• Закупка подарков для сотрудников и партнеров, помощь в организации корпоративных мероприятий.
• Подготовка документов на подпись руководителю и их дальнейшее распределение.
• Ведение деловой переписки, протоколирование совещаний, оформление приказов и распоряжений.
• Взаимодействие с юридическим департаментом (передача обращений, формирование пакетов документов, ведение реестров).
• Управление архивом: оформление, учет, акты передачи/списания документов.
• Контроль работы курьера: составление маршрутных листов.
• Ведение финансовой отчетности по расходам офиса.
• Выполнение поручений руководства и поддержка сотрудников компании.

• Опыт работы офис-менеджером, администратором или аналогичной должности от 1 года.

• Знание основ делопроизводства и документооборота.

• Уверенный пользователь ПК (MS Office, электронная почта, оргтехника).

• Грамотная устная и письменная речь.

• Ответственность, внимательность к деталям, умение работать в режиме многозадачности.

• Коммуникабельность, доброжелательность, стрессоустойчивость.

• Работа в стабильной компании-лидере своего сегмента.

• Оформление по ТК РФ, официальная заработная плата.

• График работы: 5/2 (пн чт с 9:00 до 18:00, пт до 17:00).

• Развитая корпоративная культура, дружный коллектив.

Мы предлагаем:

• Интересные задачи и возможность профессионального роста.

• Комфортные условия работы в современном офисе.

• Поддержку и обучение при необходимости.

Если вы организованы, инициативны и готовы стать частью нашей команды отправляйте резюме!