Главный специалист

Описание

О нас

ГАУ "Агентство развития общественных проектов и инициатив Кузбасса" это учреждение, активно реализующее проекты в сфере молодежной политики и поддерживающее общественные инициативы в регионе с 2018 года. Команда Агентства организует масштабные мероприятия, форумы и грантовые конкурсы, создавая условия для развития социального проектирования и гражданской активности.

С 2025 года учреждение курирует работу работу регионального молодежного центра "Кузбасс.Молодежь". Центр представляет собой комплекс зданий, включающих ряд многофункциональных пространств (творческие мастерские, конференц-зал, кафе, детская комната, офисные пространства и т.д.).

Обязанности

• Ведение реестра поручений руководителя.
• Ежедневный/еженедельный контроль сроков, напоминания.
• Подготовка кратких сводок руководителю: что сделано/что просрочено/что горит .
• Взаимодействие с внешними партнёрами на этапе предварительных договорённостей: согласование встреч, повестки, уточнение вводных, фиксация договорённостей.
• Подготовка материалов к встречам/переговорам (бриф, вопросы, справка).
• Разбор входящих писем/обращений, маршрутизация на ответственных, контроль исполнения.
• Учёт входящей/исходящей документации (реестры, сроки, статусы).
• Подготовка проектов писем/ответов по поручению руководителя (без юридического творчества аккуратно и по шаблонам).
• Ведение протоколов встреч, заседаний, собраний; формирование протокола поручений.
• Контроль исполнения протокольных поручений.
• Организация совещаний: повестка, приглашения, материалы, итоги.
• Ведение персонального календаря руководителя.
• Ведение календаря событий учреждения (мероприятия, дедлайны, контрольные даты).
• Синхронизация календарей с ответственными, напоминания, подготовка.
• Предварительная проверка материалов/документов от исполнителей (структура, логика, полнота, соответствие поручению).
• Отсев откровенно сырого и возврат на доработку с конкретными замечаниями.

Требования

• Опыт на позициях: помощник руководителя/руководитель аппарата/координатор/проектный администратор/ (желательно 2+ года).
• Сильные навыки организации и контроля: доведение задач до результата, работа со сроками.
• Грамотная письменная речь, умение быстро и аккуратно оформлять протоколы, письма, справки.
• Уверенный пользователь: MS Office/Google Workspace (таблицы, документы, календарь); опыт ведения реестров/трекеров задач.
• Тактичность, устойчивость, умение работать с большим потоком задач и людей.

Будет плюсом

• Опыт работы в государственных организациях/НКО/проектных организациях (большой поток писем, поручений, регламентов).
• Навык упаковки информации: 1 страница, короткие сводки, презентации.

Условия

• Оформление по ТК РФ.
• График: 5/2, полный день (возможна частичная гибкость по согласованию).
• Высокая вовлечённость и влияние на управляемость организации, понятный карьерный маршрут.
• Возможности для профессионального развития и обучения.
• Дружелюбная команда, поддержка и обмен опытом.
• Участие в значимых для региона проектах и мероприятиях.