Личный ассистент

Описание

Ведение ежедневного и долгосрочного расписания руководителя: планирование встреч, напоминания, координация времени.
Ведение и синхронизация расписаний детей: школа, кружки, занятия, медицинские приёмы, внеклассные мероприятия.
Координация и контроль работы домашнего персонала (домработницы, повара, водителя, няни, садовника и др.), распределение задач, контроль качества и дисциплины.
Организация закупок для дома и семьи (продукты, хозяйственные товары, детские товары), поддержание запасов и инвентаризация.
Оформление заказов в онлайн-магазинах, отслеживание доставки и решение вопросов с возвратами/ремонтом.
Покупка авиабилетов, бронирование отелей, организация трансферов, оформление виз и сопутствующих документов.
Решение организационно административных задач: бронирование ресторанов, организация мероприятий и приёмов, координация гостей и кейтеринга.
Поддержка в развитии бизнес проектов: сбор и анализ информации, подготовка материалов, координация задач между подрядчиками и командой.
Подготовка и написание деловых текстов: письма, служебные записки, пресс релизы, предложения, протоколы встреч, презентации.
Поиск и сбор информации по запросам руководителя.
Работа с большими объёмами информации: систематизация, приоритизация задач, ведение списков дел и контроль выполнения.
Ведение деловой переписки и телефонных переговоров от лица руководителя по поручению.
Подготовка кратких брифов/резюме перед встречами и поездками (ключевые точки, вопросы, контакты).
Составление и контроль исполнения бюджета домашних и служебных расходов; подготовка отчётов и чеков для отчётности.
Организация и проведение собеседований, подбор и оформление нового персонала для дома; проведение проверок рекомендаций.
Ведение деловой и личной документации: хранение, архивирование, обеспечение конфиденциальности.
Решение срочных нестандартных задач и форс мажоров, присутствие в режиме гибкой доступности (on call) по согласованию.
Организация детских праздников, семейных мероприятий и логистика для выездов.
Контроль подписок, абонементов, страховок, продление и оплатa услуг.
Обеспечение мер безопасности и конфиденциальности для семьи; координация с охраной при необходимости.
Автоматизация и оптимизация бытовых и рабочих процессов (системы напоминаний, списки, шаблоны, базы данных).
Подготовка и сопровождение командировок руководителя и членов семьи (маршруты, документы, подарки, особые требования).
Ведение контактов с ключевыми партнёрами, поставщиками и помощниками, управление контактной базой.

Контроль качества услуг и товаров, ведение отзывов и разрешение претензий в отношениях с поставщиками.

Выполнение личных поручений в пределах согласованных полномочий.

Опыт работы с руководителями-женщинами.

Высшее образование.

Грамотная деловая речь, уверенное составление текстов и переписки.
Умение приоритизировать задачи и работать в многозадачном режиме.
Конфиденциальность, пунктуальность, высокая ответственность.
Навыки переговоров, опыт подбора персонала и работы с подрядчиками.
Опыт организации поездок и бронирований.

Уверенный пользователь ПК, знание основных программ и опыт работы с разными хранилищами данных.

Инициативность и доведение дел до конца.

Знание английского (письменно/устно) обязательно.

• отпуск 30 календарных дней по согласованию с руководителем
• выплаты 2 раза в месяц
• работа в дружелюбном коллективе