Координатор проектов / бизнес-ассистент

Описание

Мы ищем системного и внимательного специалиста, который станет операционным центром нашей проектной деятельности и бизнес-ассистентом собственника. Ваша ключевая задача обеспечить прозрачность, управляемость и исполнительность всех процессов за счет администрирования задач, поддержки методологии и фасилитации коммуникации. Вы будете работать на стыке стратегии и тактики, трансформируя решения руководства и итоги встреч в четкие, измеримые планы, а затем контролируя их выполнение.

Ключевые функциональные обязанности по должности:
1. Администрирование задач:

• Заведение новых проектных задач и подзадач на основе решений проводимых встреч и поручений руководства.
• Формулирование задач по методологии SMART (Конкретная, Измеримая, Достижимая, Релевантная, Ограниченная по времени).
• Фасилитация процессов оценки трудоёмкости задач и планирования объёма работ на спринт.
• Работа в рамках системы OKR: участие в квартальном планировании, регулярный трекинг прогресса, оценка результатов;

2. Мониторинг и контроль исполнения:

• Ежедневный/еженедельный мониторинг статуса выполнения задач, ответственных и сроков в системе.
• Актуализация прогресса по задачам: внесение фактических дат начала/окончания, процента выполнения.
• Обновление и сопровождение диаграмм Ганта для визуализации общего плана и зависимостей.
• Формирование регулярных отчетов о статусе портфеля задач (выполненные, в работе, просроченные).

3. Работа с просрочками задач и коммуникация:

• Выявление задач с риском или фактом срыва сроков.
• Инициативное взаимодействие с ответственными исполнителями и менедже рами для выяснения причин отставаний и актуализации планов.
• Информирование руководителя о критических отклонениях и блокирующих факторах.

4. Поддержка процессов проектного управления:

• Обеспечение соблюдения регламентов заведения и обновления задач.
• Подготовка данных и материалов для проектных совещаний и стратегических обзоров.
• Помощь в консолидации информации по выполнению стратегических KPI, связанных с проектами.
• Организация и проведение всех регламентных мероприятий
• Обеспечение соблюдения таймингов, целенаправленности и результативности проводимых встреч.
• Фиксация договоренностей по итогу встреч

Требования к кандидату (Hard Skills):

• Опыт административной или координационной работы в сфере проектного управления, бизнес-анализа или офиса PMO от 1 года .
• Умение строить, читать и актуализировать диаграммы Ганта будет преимуществом.
• Навык четкой письменной коммуникации и формулировки задач по принципу SMART обязателен.
• Базовое понимание методологий управления проектами.
• Опыт участия в организации стратегических сессий или крупных совещаний (протоколирование, фиксация решений).
• Готовность к прямому подчинению собственнику, а значит режиму многозадачности и полной вовлеченности в работу( за достойную оплату труда).

Что мы предлагаем кроме оклада :

• Важную роль в успехе масштабной и амбициозной деятельности компании
• Конкурентный уровень дохода, который обсуждается по итогам интервью индивидуально ( + премии)
• Оформление по ТК РФ, выплата заработной платы 3 раза в месяц
• График работы 5/2, с 09:00 до 18 :00 или иной по согласованию (офис)
• Работа в крупном многопрофильном холдинге, занимающем лидирующие позиции на рынке в своём регионе, с возможностью вертикального или горизонтального карьерного роста
• Корпоративные льготы: корпоративная сотовая связь, новогодние детские подарки, материальная поддержка сотрудников в различных жизненных ситуациях
• Спортивные и культурные мероприятия за счет компании
• Наставников, которые погрузят в корп.культуру и бизнес-процессы

Откликайтесь, если готовы к высокому уровню ответственности и достойному доходу!