Начальник отдела организации мероприятий

Описание

• Полный цикл организации и проведения мероприятий разного масштаба, в том числе крупных от комплексного планирования, сметы до финального отчета;
• Координация всех этапов, в том числе: подготовку концепции мероприятия, техническое обеспечение, работа с кейтерингом, сервисом, клинингом, списком гостей, рассылка приглашений, дизайн материалов;
• Организация и проведение протокольных мероприятий;
• Самостоятельная работа с заказчиками, обеспечение высокого качества и соблюдение всех требований;
• Управление проектной командой (сотрудники, подрядчики, волонтеры), а также координация работы коллег и обучение младших специалистов;
• Контроль бюджета и ресурсов, принятие решений для достижения максимального результата;
• Взаимодействие с участниками и партнерами мероприятий, решение сложных организационных и репутационных вопросов;
• Строгое соблюдение дедлайнов;
• Оформление, согласование, подписание договоров; контроль оплат;
• Ведение отчетности и аналитики по мероприятиям;
• Участие в бюджетировании и планировании;
• Возможны командировки по РФ;
• Работа в 1С;

• Ключевые навыки начальника отдела организации мероприятий включают управленческие, коммуникационные, аналитические и технологические компетенции. Эти навыки помогают эффективно управлять командой, взаимодействовать с партнерами, подрядчиками и командой, а также решать задачи, связанные с организацией мероприятий.

  Управленческие

• Управление проектами планирование, организация и контроль всего цикла выполнения проектов, включая управление ресурсами, сроками и бюджетом.
• Финансовая грамотность умение распределять бюджет, обосновывать затраты, выгодно презентовать идеи.
• Управление командой выстраивание коммуникации в коллективе, улаживание конфликтов, создание дружелюбной обстановки и условий для карьерного роста сотрудников.
• Тайм-менеджмент умение грамотно распределять время и выполнять несколько задач одновременно, чётко планировать и расставлять приоритеты.
• Делегирование распределение поручений между сотрудниками, контроль прогресса и при необходимости направление в нужное русло.

Коммуникационные:

• Коммуникабельность умение чётко и последовательно доносить информацию до собеседника разными способами.
• Активное слушание умение слушать собеседника, объективно представлять потребности участников и собирать обратную связь.
• Навыки переговоров работа с партнерами, подрядчиками, спонсорами требует умения договариваться и находить компромиссы.
• Работа с документами подготовка договоров, технических заданий, смет, согласование условий с руководством.

Аналитические:

• Аналитическое мышление способность эффективно обрабатывать информацию, выделять в ней ключевые моменты, выявлять закономерности и тенденции. Включает критическое мышление (умение оценивать информацию с разных точек зрения), логическое мышление (умение строить логические цепочки рассуждений) и оценку фактов (умение отделять факты от мнений).
• Прогнозирование будущих событий анализ рыночных тенденций, чтобы предвидеть изменения и принимать соответствующие меры заранее.
• Решение бизнес-кейсов с их помощью можно оценить потенциальные преимущества и риски нового проекта или инвестиций, и только после этого принимать окончательное решение.

Технологические:

• Работа с CRM-системами навыки автоматизации процессов, например, использование программных решений для планирования мероприятий.
• Организация гибридных мероприятий умение совмещать офлайн- и онлайн-форматы, работа с платформами для виртуальных событий.

• Опыт работы от 3 лет на руководящей должности

  Опыт работы в сфере организации мероприятий от 5 лет

• Официальное трудоустройство по ТК РФ;
• График работы: 5/2, ненормированный рабочий день
• Стабильная заработная плата, финансовые условия обсуждаются индивидуально с успешными кандидатами;
• Хороший коллектив;
• Современный комфортный офис, в шаговой доступности от метро.