Помощник/ассистент руководителя

Описание

Помощник генерального директора требуется в компанию, которая работает в сфере интеллектуальной собственности. Основной упор на помощь ГД в операционной деятельности (организация, контроль, управление).

Задачи:

• Ведение календаря руководителя: планирование встреч с топ-клиентами, руководителями, партнёрами
• Организация встреч: приглашения, напоминания, ссылки/комнаты. Сбор и подготовка материалов к встрече
• Протоколирование ключевых встреч: фиксация принятых решений и задач (кто, что, к какому сроку), занесение в CRM
• Базовая деловая переписка от имени генерального директора
• Подготовка презентаций по текстам ГД для демонстрации на собраниях
• Еженедельный контроль исполнения поручений ГД сотрудниками компании:

• Ведение базовых таблиц и дешбордов
• Организация командировок, выездных встреч, участия в мероприятиях (билеты, гостиницы, регистрация, логистика)
• Базовая работа с документами:

• Сопровождение договоров с ТОП-20 клиентами, которых лично ведет ГД (без продаж, именно администрирование договоренностей)

Требования:

- Высшее образование . Желательно юриспруденция, менеджмент, экономика, бизнес-администрирование, управление проектами

- Опыт работы от 2х лет в одной из ролей: ассистент/помощник руководителя, координатор проектов, менеджер по операционной/коммерческой поддержке

-Организация и дисциплина:

• Пунктуальность
• Честность способность быстро признаться в ошибках и совместно с командой их исправить
• Жёсткая личная организованность, умение системно работать с задачами и сроками
• Умение вести несколько параллельных потоков задач и не терять концы
• Способность навязывать другим дисциплину мягко, но настойчиво (напоминания, дожим, доведение до результата).

-Коммуникация

• Грамотная устная и письменная речь (русский язык), без стилистического хаоса.
• Умение чётко задавать вопросы и структурировать запросы к руководителям и сотрудникам.
• Инициативность в рамках поля: не молча фиксировать хаос, а предлагать, как это структурировать (формы, шаблоны, регулярные отчёты).

-Технологии и инструменты

• Базовая цифровая грамотность: CRM, таск-трекеры /Битрикс не принципиально, важно понимание логики
• Быстрая обучаемость новым сервисам (внутренние системы, отчётность, инструменты автоматизации)
• Уверенное владение Excel/Google Sheets: сводные таблицы, фильтры, простые формулы, базовая отчётность

• Уверенное владение Word/Google Docs и презентациями (PowerPoint/Google Slides)
• Умение быстро выжимать главное из больших переписок/документов и превращать это в краткие сводки
• Умение правильно работать с ИИ

-Знание базовых понятий в договорной работе, взаимодействия с клиентом, P&L, выручка, маржа, KPI.

Условия:

-Официальное трудоустройство, белая заработная плата

-Работа в крупной компании с т.з. бизнеса, но в компактной команде (30 сотрудников). Работа с клиентами Газпром, Северсталь, Росатом, Татнефть и другие топовые компании РФ.

-Возможность видеть результат своей деятельности. Реальная помощь ГД в операционных вопросах. Только профессиональный задачи

-Возможность расти

-Активный коллектив, нет токсичных сотрудников, доброжелательная атмосфера

-Уютный офис, кухня и кофе

-Возможность после испытательного срока работать в гибридном графике.

-ДМС