Офис-менеджер

Описание

Офис-менеджер / Координатор процессов (коммуникации, логистика, документооборот)

RUNTRACK компания с 2009 года на рынке устройства покрытий из резиновой крошки для спортивных и детских площадок. Мы небольшая команда, которая работает как единый организм: поддерживаем друг друга, держим слово, доводим задачи до результата. Сейчас ищем офис-менеджера, который станет центральной точкой порядка, связи и управляемости.

Кого мы ищем

Нам нужен человек, который умеет одновременно:

• держать под контролем входящие потоки (звонки, заявки, письма, документы),

• организовывать поставки и перемещения материалов,

• следить за финансовыми и первичными документами,

• обеспечивать работоспособность офисной инфраструктуры .

Это позиция про ответственность, точность, системность и умение собирать процессы.

Зоны ответственности и ключевые задачи

1) Коммуникации и офисная инфраструктура

• Организация коммуникации внутри компании (инфоцентр, статистики, комм. центр).

• Коммуникации компании с внешним миром: прием и маршрутизация обращений.

• Учет входящего потока заявок/звонков из разных ист очников продвижения.

• Прием входящих звонков и точное распределение внутри компании.

• Контроль работоспособности связи, оргтехники, компьютеров, ПО.

• Закупка канцелярии и расходных материалов, поддержание запасов.

• Изготовление и поддержание запаса стандартных бланков.

• Обеспечение сохранности информации: резервные копии сайтов, сохранность паролей.

• Регулярная инспекция системы коммуникаций (чтобы все работало и ничего не терялось).

2) Логистика, поставки, учет материалов

• Расчеты и планирование поставок материалов.

• Взаимодействие с поставщиками, организация поставок компонентов/материалов/оборудования.

• Ведение файлов поставщиков.

• Организация перевозок, погрузо-разгрузочных работ.

• Комплектация материалов и организация доставки на объект.

• Учет материалов и оборудования, сверки с поставщиками по взаиморасчетам.

• Организация командировок и проживания рабочих бригад.

• Закупка материалов (крошка, клей, пигмент, разметочная краска).

• Доставка материалов на объект: поиск транспорта (ATI, диспетчерская 33), договор-заявка, оплата счета, занесение актов в 1С.

• Раскладка материалов бригадиру.

• Проживание /командировочные, ГСМ (пополнение счета).

3) Финансы и документооборот

• Банковские выписки (расчетный/спецсчет/депозиты), формирование отчета Остатки денег на конец месяца (сверка банка и 1С).

• Платежные поручения (формирование, выгрузка).

• Касса.

• Первичные документы: сбор и занесение электронных образов в 1С.

• Контроль графика погашения кредитов/займов/лизинга.

• Списание материалов по выполненным объектам и общепроизводственным расходам.

• Зарплата: аванс, подсчет, выгрузка ведомостей, выдача.

• Налоги: зарплатные, УСН, НДС, прибыль, транспортный.

• НДС: проверка книги покупок/продаж.

• Отправка почты.

• Кадровый документооборот: прием/увольнение, взаимодействие с HR-сервисами.

• ЭДО.

Что важно для успеха в этой роли

• Системность и внимательность к деталям : ничего не теряется, все фиксируется, все сходится.

• Умение работать с несколькими задачами одновременно и расставлять приоритеты.

• Ответственность: если взяли задачу довели до результата.

• Спокойная, деловая коммуникация: внутри команды и с поставщиками/перевозчиками/банком.

• Уверенный пользователь ПК; опыт работы с 1С и ЭДО будет преимуществом.

• Опыт в логистике/закупках/офис-администрировании/первичке сильный плюс.

Что мы предлагаем

• Работа в стабильной компании (на рынке с 2009 года ).

• Понятная роль центра управления вы влияете на скорость и качество работы всей команды.

• Дружный коллектив без лишней бюрократии: важен результат и порядок.

• Обучение нашим процессам и поддержка на входе.

• Офис в г. Владимир, официальные договоренности и прозрачные правила работы.

• Условия оплаты обсуждаем по итогам собеседования (зависит от опыта и уровня самостоятельности).

Как откликнуться

Напишите нам и коротко расскажите:

ваш опыт (офис/логистика/1С/первичка/ЭДО),

какие задачи из списка вы делали лично,

на каком уровне вы владеете 1С и банковским клиентом.

Если хотите выделиться приложите пример, как вы ведете учет задач/поставок/документов (скрин/описание без конфиденциальных данных).

Если вы любите порядок, умеете держать процессы под контролем и хотите работать в команде, где ваш вклад реально заметен RUNTRACK ждет вас.