Бизнес асисент собственника бизнеса

Описание

Коротко о нас:

Мы компания-поставщик для государства. Выстроили четкий конвейер по работе с тендерами: поиск анализ подача исполнение. Ищем ключевого человека, который станет центром управления этого конвейера, моим правым плечом и гарантом того, что система работает как часы.

Чем предстоит заниматься (конкретно):

1. Управление моим временем и коммуникациями:

Полный контроль графика, приоритизация задач, организация встреч.

Обработка входящей информации (письма, чаты), подготовка решений под ключ .

2. Контроль всего тендерного конвейера:

Ведение единой dashbord-таблицы со статусами всех закупок (от поиска до закрытия контракта).

Ежедневный мониторинг дедлайнов и напоминания команде (аналитикам, тендерным менеджерам).

Организация еженедельных планерок, сбор проблем и фиксация решений.

Подготовка для меня кратких и наглядных отчетов по всей деятельности отдела.

3. Операционная поддержка отдела:

Помощь в подборе новых сотрудников в отдел: первичный скрининг резюме, организация собеседований, онбординг.

Улучшение и поддержание регламентов работы (вы будете тем, кто следит, чтобы процессы соблюдались).

Работа с документами (подготовка приказов, писем, коммерческих предложений по шаблонам).

Что уже есть (чтобы вы не делали всё с нуля):

Готовая процессная схема работы отдела (поиск анализ подача исполнение).

Прописанные регламенты и чек-листы для каждой роли.

Команда специалистов на каждом этапе (аналитик, тендерный менеджер, менеджер по исполнению).

Ваша задача не делать их работу, а обеспечивать слаженность их работы.

Мы ищем человека, который:

Системный мыслящий. Видит не разрозненные задачи, а процессы. Любит порядок и ясность.

Проактивный. Сам видит проблему, предлагает решение, а не ждет указаний.

Коммуникабельный и тактичный. Сможет мягко, но настойчиво требовать от коллег соблюдения сроков и регламентов.

Цифровой. Свободно работает с Google Таблицами/Excel (сводные таблицы, формулы), Trello/Notion, почтой, мессенджерами.

Ответственный. Понимает, что от его работы зависит результат всей команды.

Имеет опыт в госзакупках или смежных областях (юриспруденция, документооборот, проектное управление) будет огромным плюсом.

Что мы предлагаем:

Ключевую роль в быстрорастущем бизнесе. Вы не ещё один ассистент , а операционный директор в миниатюре.

Возможность строить и улучшать систему с нуля и видеть прямой результат своей работы.

Удалённую работу с посещением офиса в Москве по необходимости (обсудимо).

Официальное оформление, конкурентную белую зарплату (обсуждается по результатам собеседования).

Гибкий график, но с жёстким требованием к результатам и доступностью в рабочие часы.