Ассистент/офис-менеджер

Описание

ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ:

Обеспечение работы офиса:

• заказ и учет канцелярии, хозтоваров, воды, чая, кофе;
• организация ремонта, взаимодействие с подрядчиками;
• закупка мебели и офисного оборудования;
• контроль поддержания порядка в офисе и переговорных, взаимодействие с персоналом,
• взаимодействие с управляющей компанией офисного помещения.

Документооборот:

• прием, регистрация, распределение и отправка входящей/исходящей корреспонденции;
• работа с курьерскими службами;
• ведение простых реестров документов (договоры, письма, счета, акты).

Административная поддержка офиса.

• прием и распределение телефонных звонков;
• встреча гостей, организация переговоров (подготовка переговорной, чай/кофе);
• подготовка материалов к совещаниям (распечатка, брошюровка, формирование папок);
• организация командировок сотрудников (билеты, гостиницы, необходимые документы);

Выполнение личных поручений руководителя

• выполнение административных и личных поручений руководителя (заказ цветов, подарков, организация питания, помощь в решение бытовых вопросов).

Работа с офисной техникой:

• использование принтера, сканера, МФУ;
• контроль наличия расходных материалов (бумага, картриджи и др.).

Внутренняя логистика:

• координация работы курьеров и водителей;
• заказ такси и доставок при необходимости.

Учет и отчетность:

• ведение простых отчетов по расходам на офис (канцелярия, хозтовары, курьерские услуги и др.).

ТРЕБОВАНИЯ:

• Развитое логическое и системное мышление, умение работать в условиях многозадачности и быстро переключаться между задачами.
• Организованность, внимательность, ответственность, стрессоустойчивость.
• Опыт работы в аналогичной должности от 1,5 2 лет будет преимуществом.
• Знание основ документооборота и деловой переписки.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Быстрая реакция, умение оперативно ориентироваться в задачах.
• Уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

УСЛОВИЯ:

• Уровень заработной платы: от 130 000 руб. на руки.
• Официальное трудоустройство по ТК РФ.
• Современный, красивый и комфортный офис в центре Москвы, ст. м. Охотный ряд .
• Возможность профессионального и карьерного роста (административное направление, развитие в офис-менеджменте).
• Обучение и развитие: участие в корпоративных тренингах и курсах.