Офис-менеджер

Описание

Привет! Давай познакомимся! Мы команда, которая открывает мир! Да - да! Мы самый главный туроператор гостеприимства нашего города! Мы компания Открой мир! Мы воплощаем мечты о незабываемых путешествиях со смыслом по Нижегородской области, всей России и конечно же за рубеж!

Ключевого специалиста, обеспечивающего организацию и бесперебойное функционирование офисного пространства, и административных процессов. Это универсальный координатор , от которого зависит комфорт и продуктивность всей команды. Укрепляет корпоративную культуру через организацию командных мероприятий. Выступает лицом компании для партнёров и клиентов.

Мы приглашаем тебя стать нашим офис - менеджером для всей команды туроператора Открой мир, руководитель которого является послом гостеприимства Нижегородской области, Амбасадор президентской платформы Россия страна возможностей , руководителем проектного офиса Российского союза туриндустрии по детскому туризму по Нижегородской области.

Для тебя:

• только официальное трудоустройство и полностью белая зарплата
• оплачиваемый отпуск
• режим работы понедельник пятница с 9:00 до 18:00 или с 10:00 до 19:00 , выходные суббота и воскресенье
• место работы г. Нижний Новгород, ул. Минина, д.1, 1 этаж, 16 офис
• соблюдение графика отпусков и предоставление больничных
• первый месяц заработная плата на руки 50 000 рублей
• со второго месяца работы заработная плата 50 000 - 60 000 рублей на руки
• команда, которая смотрит с тобой в одну сторону и всегда поддержит
• руководители, которые всегда поймут и подскажут

Мы доверяем тебе быть хранителем и организатором жизни офиса, а также:

• настройку и поддержание офисного пространства

• распределение рабочих мест и зон (совместно с менеджером по персоналу)

• контроль выполнения задач сотрудниками

• координацию взаимодействия между отделами

• выдача доступов новым сотрудникам к почте и CRM

• ведение корреспонденции

• прием и распределение входящих звонков в течение 10 минут с момента поступления, электронных писем в течение 30 минут с момента получения

• ведение документооборота (входящие/исходящие документы, договоры, акты, счета)

• ведение реестров документов и организация сохранности и хранения

• архивирование и учёт документов (писем, договоров)

• подготовку отчётов, деловых писем и презентаций

• закупку канцтоваров, расходных материалов, бытовой химии

• контроль состояния и учет оргтехники (принтеры, сканеры, ноутбуки, телефоны, наушники и пр.) и мебели

• учет сим карт

• организацию ремонта и обслуживания оборудования

• взаимодействие с сервисными службами и коммунальными организациями

• переговоры с поставщиками и подрядчиками

• запрос коммерческих предложений

• координацию доставки и курьерских услуг

• поддержку связей с арендодателями офиса и обслуживающими компаниями

• помощь в адаптации новых сотрудников (совместно с менеджером по персоналом)

• участие в организации корпоративных мероприятий (совещания, тренинги, праздники)

• поддержку HR процессов (по согласованию с менеджером по персоналу и руководителем)

• администрирование корпоративных чатов и календарей

• управление доступом к облачным сервисам (Google Drive, Яндекс Диск и др.)

Твоя суперсила в том, что ты:

• знаешь делопроизводство и как ведется документооборот в организациях

• предвидишь потребности команды и оперативно решаешь проблемы

• обладаешь технической грамотностью: владеешь офисными программами (Excel, PowerPoint, Google Workspace, CRM, Bitrix24), знаешь принципы работы оргтехники

• обладаешь финансовой грамотностью: базовым учётом расходов, умеешь работать с счетами, актами и договорами

• знаешь базовые понятия по подготовке презентаций

• имеешь базовые или продвинутые навыки работы с искусственным интеллектом

• знаешь и соблюдаешь деловой этикет

• умеешь готовить протоколы встреч

• умеешь планировать и распределять задачи по сотрудникам после утверждения руководителем

• поддерживаешь чистоту и порядок в офисе

• легко вступаешь в контакт с другими людьми
• ответственно выполняешь задачи в срок
• выполняешь всё, что обещаешь
• не устаёшь от людей и от работы с ними
• умеешь соблюдать технологии, не отклоняясь от правил
• пунктуальный

Чего не будет в твоей работе:

• унылых будней
• скуки
• хамства и неуважения
• несоблюдения договоренностей
• ужасного коллектива

Оставляй свой отклик, мы с радостью с тобой познакомимся и будем открывать мир вместе!