Специалист по документообороту

Описание

• Организация и контроль документооборота в организации;
• Разработка и внедрение процедур и политик , связанных с документооборотом;
• Создание и обновление шаблонов документов , соответствующих требованиям организации;
• Контроль за соблюдением сроков подписания и передачи документов ;
• Управление электронными системами документооборот ;
• Обеспечение конфиденциальности и безопасности документов ;
• Подготовка отчётов и статистической информации о документообороте;
• Проведение внутреннего аудита документооборота и выявление возможных улучшений;
• Приём и регистрация документов . В том числе проверка комплектности и соответствия документов требованиям, определение типа документа, проверка подлинности;.
• Обеспечение хранения документов в соответствии с нормативными документами;
• Отслеживание движения документов внутри организации;
• Установка соответствия документов внутренним стандартам;
• Ведение планирования и отчётности в рамках выполняемой работы;
• Выполнение других распоряжений руководителя;

• Умение обрабатывать и классифицировать входящие документы , а также формировать и отправлять исходящие;
• Навыки работы с базами данных , архивирования и хранения документов, поиск информации в них;
• Владение офисными программами (Microsoft Office), электронными почтовыми сервисами и системами управления базами данных;
• Навыки ведения деловой переписки , умение чётко и лаконично формулировать мысли, навыки письменного и устного общения;
• Умение работать с архивами (электронными и бумажными);
• Быстрая обучаемость и адаптация к новым системам ;
• Готовность к работе с большим объёмом информации ;
• Оперативность и внимательность в работе с документами, умение выявлять и устранять несоответствия;
• Владение методами контроля качества документооборота ;
• Способность работать в команде и взаимодействовать с другими структурными подразделениями компании;
• Наличие опыта работы в нефтегазовой отрасли ;

• Работа в г. Южно-Сахалинск;
• Бессрочный трудовой договор с испытательным сроком - 3 месяца;
• График работы 5/2 с 08:00 до 17:00 (по пятницам до 12:00);
• Предоставляется пакет ДМС;
• 44 дня оплачиваемого отпуска;
• Оплата проезда для сотрудника и иждивенцев по РФ и зарубеж к месту отдыха раз в год;
• Оплата абонемента в бассейн Аквасити/Волна (8 занятий).