Секретарь руководителя

Описание

Обязанности:

• Осуществлять регистрацию документов в системе управления документацией.
• Формировать перечень входящих документов для генерального директора, содержащих задание для исполнения.
• Организовывать проведение селекторных совещаний генерального директора, фиксировать в его отсутствии полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание.
• Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, телефонограммы, своевременно доводить до сведения генерального директора информацию, полученную по каналам связи.
• Оформлять документально решения генерального директора, доводить до сведения работников устные распоряжения генерального директора.
• Вести базу контактов генерального директора, в том числе дни рождения, а также согласовывать с генеральным директором формат и способ поздравления, информировать об этом отдел административно-хозяйственного обеспечения. Обеспечивать организацию работы с посетителями в приемной руководителя (вести журнал предварительной записи на прием, регистрацию посетителей; организовывать прием деловых партнеров в офисе, обслуживание руководителя и его деловых партнеров, осуществлять сервировку чайного (кофейного) стола; принимать меры по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя).
• Выполнять работу по подготовке заседаний, совещаний, конференций и иных мероприятий, проводимых генеральным директором, согласовывая с начальником отдела по делопроизводству и архивному делу время, сроки и место проведения мероприятий, а также обеспечивать оповещение участников мероприятий о времени и месте проведения, повестке дня, осуществлять формирование, регистрацию и хранение протоколов проводимых мероприятий и контроль исполнения решений.
• Незамедлительно информировать начальника отдела по делопроизводству и архивному делу обо всех нарушениях, выявленных в процессе работы системы управления документацией (электронного архива документов), нарушении сроков исполнения распорядительных документов, резолюций и решений руководства Общества.
• Выполнять работу по организации приема, регистрации и необходимом обслуживании лиц, прибывших в служебные командировки для участия в совещаниях и других мероприятиях проводимых генеральным директором, а также обеспечивать бронирование мест в гостиницах для членов пребывающих делегаций (при необходимости).
• Осуществлять работу по организации командировок генерального директора.
• Обеспечивать наличие печатных форм материалов, необходимых для работы генерального директора, вводить текущую информацию в банк данных.

Квалификационные требования к должности:

• Высшее профессиональное образование или среднее профессиональное образование(желательно экономика, управление персоналом, документоведение).
• Опыт работы на аналогичной или схожей должности.

Профессиональные знания/навыки:

• Уверенный пользователь ПК.
• Знание программ Microsoft Office, программ для отправки-получения электронной корреспонденции, Docsvision.
• Навыки работы с МФУ, ксероксом, другой офисной оргтехникой.
• Знание основ делопроизводства.
• Ответственность за возложенные обязанности.
• Грамотная письменная и устная речь.
• Коммуникабельность, пунктуальность.

Условия:

• Вакансия на период отсутствия основного работника.
• График работы 5/2.
• Дополнительное медицинское страхование.
• Предоставление путевок в оздоровительные учреждения (по истечении двух лет работы).
• Социальные гарантии и льготы согласно Коллективному договору для сотрудников и их детей.