Офис-менеджер

Описание

• Прием поступающей корреспонденции, передача ее в соответствии с назначением генеральному директору, руководителям структурных подразделений или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Обеспечение регистрации, входящей/исходящей документации.
• Осуществление печати/копирования/сканирования приказов, распоряжений, писем, служебных записок и других документов.
• Приём документов и личных заявлений на подпись руководителя
• Обеспечение приема/отправки писем по электронной почте.
• Согласование и внедрение извещений/технических решений
• Ведение журнала занятости переговорных комнат и журнала командировок
• Ведение списка контактов сотрудников
• Прием и распределение входящих вызовов (вторая очередь)
• Встреча и сопровождение посетителей.
• При приеме VIP посетителей и проведении переговоров приготовить и подать чай, кофе.
• Оформление пропусков для посетителей.
• Подготовка и организация проведения семинаров (сбор и обработка заявок, подготовка раздаточного материала, информирование семинаристов о назначенной дате семинара, подготовка и выдача свидетельств о посещении семинара, подготовка кофе-брейка и т.д.).
• Выдача со склада канцелярских товаров, бумаги, бытовой химии, бутилированной воды. Поддержание чая, кофе, сахара, посуды в достаточном количестве в местах приёма пищи, переговорных и учебном классе.
• Протоколирование совещаний.
• Доставка документов в пределах г. Москвы (при необходимости).
• Заказ ж/д и авиабилетов, бронирование гостиниц.
• Участие в подготовке выставок и участие в выставочных мероприятиях фирмы.
• Выполнение отдельных служебных поручений руководителя.

• Опыт работы от года на позиции офис-менеджер
• Доброжелательность, позитивный настрой, пунктуальность и вежливость
• Хорошие навыки коммуникации
• Уверенный пользователь ПК, оргтехники
• Опыт работы с документами

• Испытательный срок 3 месяца
• График работы 5/2 с 09:00 до 17:30 в офисе,
• Обеденная зона в офисе (холодильник, СВЧ, чай, кофе)
• Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ
• Оплачиваемый отпуск, больничный
• Выплата з/п стабильно 2 раза в месяц
• Офис в 10 минутах от м. Новогиреево Фрязевская ул., 10 (территория Мосгортепло)