Секретарь в приемную Олимпийского комитета России

Описание

Обязанности:

• формирование и ведение рабочего календаря руководства;
• обеспечение работы приемной руководства;
• первичное рассмотрение, определение срочности и приоритетности документов, поступающих на рассмотрение руководства;
• контроль соблюдения сроков и качества исполнения приказов, распоряжений и поручений руководства;
• сопровождение проектов руководства и решение организационных вопросов;
• подготовка с профильными структурными подразделениями и представление руководству аналитических, справочных и иных материалов, необходимых для проведения рабочих мероприятий;
• сбор и обобщение подготовленных структурными подразделениями документов для их передачи на подпись и др.;
• обеспечение ведения и оформление протоколов рабочих совещаний, заседаний, встреч и иных мероприятий с участием руководства;
• организация подготовки решений, принятых на рабочих мероприятиях с участием руководства;
• взаимодействие с руководителями структурных подразделений;
• контроль соблюдения работниками организации локальных нормативных актов, регламентирующих ведение делопроизводства;
• организация внешних и внутренних встреч;
• сопровождение процесса командирования руководства, разработка программы командирования, оформление необходимых документов, размещения трансферов, в том числе сопровождение в служебных поездках и командировках.

• Свободное владение информационными системами
• Опытный пользователь ПК и офисной оргтехникой
• Обязательные soft skills: эмоциональный интеллект, навыки управления конфликтами, стратегическое мышление, умение делегировать задачи, тайм-менеджмент, умение расставить приоритеты, мотивация команды
• Опыт работы в крупной компании, холдинге

• Грамотная устная и письменная речь
• Многозадачность
• Аналитическое мышление
• Знание основных правил деловой переписки
• Знание делового этикета
• Коммуникативная гибкость