Офис-менеджер / Секретарь

Описание

Unidraft команда, которая превращает идеи в здания. Уже больше 11 лет мы проектируем жилые дома, бизнес-центры, спортивные и социальные объекты всё, что делает города удобнее, красивее и современнее.

У нас в портфолио больше 300 проектов, в том числе высотки Москвы-Сити , масштабные спортивные комплексы и здания с архитектурой от ведущих мировых бюро (например, Nikken Sekkei, Zaha Hadid Architects и Herzog & de Meuron). Мы специализируемся на генеральном и инженерном проектировании, беремся за сложные и нестандартные задачи и любим находить для них элегантные и функциональные решения.

Среди наших клиентов ведущие девелоперы и инвесторы: Capital Group, MR Group, ДонСтрой, ПИК, ГК Пионер, Главстрой, Сбербанк, Тинькофф и другие.

Организация и поддержка работы офиса:

• Поддержание исправности офисной техники: организация ремонта, сервисного обслуживания, взаимодействие с подрядчиками;
• Контроль наличия и заказ канцелярии, воды, чая, кофе, расходных материалов;
• Проверка наличия средств гигиены в санузлах, взаимодействие с клининговым персоналом;
• Ведение учета товарно-материальных ценностей, регулярная инвентаризация;
• Мониторинг рынка поставщиков и поиск лучших условий по закупкам;
• Создание и поддержание порядка, уюта и деловой атмосферы;
• Подготовка офиса и переговорных комнат к встречам и мероприятиям.

Взаимодействие с сотрудниками и руководством:

• Обеспечение рабочего места генерального директора, операционного директора и новых сотрудников необходимыми материалами и техникой;
• Подготовка материалов к совещаниям: бронирование переговорных, обеспечение их канцелярией, водой, техникой;
• Встреча гостей и клиентов: организация кофе-брейков, создание комфортной атмосферы;
• Прием и распределение телефонных звонков, фиксация и передача информации руководителям.

Организация командировок:

• Заказ авиа- и ж/д билетов;
• Бронирование гостиниц;
• Оформление виз;
• Заказ такси для сотрудников и гостей.

Документооборот и коммуникации:

• Прием, регистрация, учет и хранение входящей и исходящей корреспонденции;
• Координация курьерской службы, контроль графика и качества доставки;
• Поддержка и оптимизация документооборота внутри компании;
• Подготовка и оформление презентаций, информационных материалов.

Корпоративная культура:

• Организация поздравлений сотрудников (дни рождения, важные события);
• Участие в организации корпоративных мероприятий.

Дополнительные функции:

• Выполнение отдельных поручений генерального и операционного директоров;
• Проактивное предложение решений по улучшению офисных процессов.

• Опыт работы в административной поддержке или управлении офисом;
• Высокая степень организованности и внимания к деталям;
• Способность быстро решать проблемы и принимать решения;
• Владение программами MS Office и умение работать с офисной техникой;
• Ответственность и профессионализм в выполнении возложенных задач.

• Оформление по ТК РФ и полностью белую зарплату;

• График работы 5/2 с 09:00 до 18:00;

• Современный офис в Москве в 10 минутах от м.Савеловская "БЦ Станколит";

• Минимум формальностей и максимум смысла: можно предлагать идеи, запускать процессы и реально влиять на то, как работает компания;

• Живую корпоративную среду: обучение, корпоративные мероприятия, клубы по интересам и просто тёплое общение вне работы.