Ведущий специалист отдела документационного обеспечения

Описание

ООО Газпром СПГ технологии специализированная компания в составе Группы Газпром, назначенная единым оператором по реализации проектов малотоннажного производства сжиженного природного газа ПАО Газпром .

ООО Газпром СПГ технологии реализует проекты по строительству комплексов по сжижению природного газа и объектов инфраструктуры, обеспечивающих производство и поставку сжиженного природного газа на территории Российской Федерации и за рубежом.

Обязанности:

• копирование и сканирование документов;
• отправка и получение корреспонденции по электронной почте и по факсу;
• взаимодействие с почтовыми отделениями и курьерскими службами по вопросам отправки и получения заказной корреспонденции, бандеролей, посылок, экспресс доставки;
• оформление отправок корреспонденции в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи, осуществление контроля за доставкой отправленной корреспонденции;
• регистрация входящей и исходящей корреспонденции, приказов и распоряжений Общества в системе электронного документооборота (далее СЭД) в соответствии с требованиями действующих нормативных актов по делопроизводству и электронному документообороту согласно утвержденной номенклатуре дел;
• регистрация внутренних протоколов совещаний под председательством генерального директора Общества в СЭД и внесение в СЭД протокольных поручений (по пунктам), а также их рассылку исполнителям внутри Общества посредством СЭД;
• формирование дел с исходящими письмами, приказами и распоряжениями по основной деятельности Общества в соответствии с номенклатурой дел Отдела;
• ведение срокового, текущего и предупредительного контроля, осуществление проверки исполнения документов (входящие документы, организационно-распорядительные документы и служебные записки) и поручений генерального директора Общества, поставленных на контроль в соответствии с резолюцией генерального директора при непосредственном взаимодействии с работниками структурных подразделений Общества;
• ведение информационно-справочной работы по поступившим в Общество и зарегистрированным документам (взаимодействие с контрагентами);
• актуализация справочной информации об организациях-корреспондентах, их руководстве и представителях;
• соблюдение порядка обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, и иной конфиденциальной информацией Общества, принятие мер по недопущению разглашения информации, составляющей коммерческую тайну, и иной конфиденциальной информации;
• вычитка и редактирование исходящих и внутренних документов Общества с целью обеспечения графического и лексического единообразия различных элементов текста, устранения орфографических и пунктуационных ошибок, соблюдения технических правил набора, а также исправления недостатков смыслового и стилистического характера;
• контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись генеральному директору;
• бронирование гостиничных номеров для проживания командированных работников Общества. Заказ билетов (электронные билеты) для проезда к месту командировки и обратно, выдача их командируемым работникам Общества;
• участие в комплектовании архива Общества управленческими документами постоянного и долговременного сроков хранения.
• взаимодействие с контрагентами по вопросам предоставления первичных отчетных документов по договорам, относящимся к компетенции отдела.

• высшее образование (предпочтительнее делопроизводство, архивоведение, журналистика, филология);

• приветствуется опыт работы делопроизводителем в строительной сфере;

• приветствуется дополнительное обучение (повышение квалификации) по программам порядка обращения с коммерческой тайной и персональным данным;
• знание программ: СЭД ДЕЛО , 1С Документооборот, MS Office, Консультант+;
• личные качества: аккуратность, внимательность, пунктуальность, педантичность, исполнительность, ответственность, организованность и внимание к деталям, грамотная письменная и устная речь, коммуникабельность, компьютерная грамотность.

• декретная ставка;
• график работы: пн-пт с 09:00 до 18:00;
• срок испытания 3 месяца;
• место работы: г. Санкт-Петербург, Аптекарская набережная, дом 20, лит. А, БЦ "Авеню"
• предоставление полного пакета ДМС после окончания срока испытания.
• возможность профессионального и карьерного роста.