Специалист по контролю за исполнением поручений

Описание

Компания ООО "СОЮЗ" (заказчик-застройщик, строительство высокоэтажной недвижимости премиум класса) динамично развивающаяся девелоперская компания, которая стремительно завоевывает позиции на российском рынке недвижимости, ищет специалиста на вакансию Специалиста по контролю за исполнением поручений.

Обязанности:

1. Составление протоколов и контроль их исполнения:

• Подготовка и оформление протоколов совещаний
• Фиксация всех принятых решений, поручений, сроков и ответственных лиц
• Рассылка протоколов исполнителям и заинтересованным подразделениям
• Мониторинг выполнения протокольных поручений, напоминание исполнителям о сроках
• Формирование отчетности о статусе исполнения поручений по протоколам

2. Анализ переписки (электронная почта/письменные поручения):

• Систематизация входящей и исходящей переписки по эл. почте
• Выявление поручений и задач, содержащихся в письмах
• Формирование на их основе поручений с указанием сроков и ответственных
• Контроль сроков и полноты выполнения поручений

3. Ведение реестра задач:

• Создание и поддержание в актуальном состоянии централизованного реестра поручений и задач на базе 1С Документооборот, в том числе задач выполнения обязательств предусмотренных в соответствии с условиями всех действующих договоров
• Регистрация всех задач, поступивших от Генерального директора/первого заместителя генерального директора, заместителей генерального директора, из протоколов и переписки, в том числе Приказов и Распоряжений, Договорных документов
• Указание в реестре ответственных, сроков и текущего статуса выполнения
• Контроль за своевременным обновлением информации по задачам исполнителями
• Контроль сроков и полноты выполнения задач

4. Отчетность для Генерального директора:

• Подготовка регулярных отчетов о статусе исполнения задач поручений (еженедельно/ежемесячно)
• Сводный отчет о состоянии реализации проектов с указанием выполненных, текущих и проблемных этапов
• Аналитика по просроченным задачам и причинам их невыполнения
• Предоставление предложений по повышению эффективности исполнения поручений

Требования:

• Высшее образование;
• Аналогичный опыт работы от 3 лет
• Опыт работы в строительных компаниях обязателен
• Грамотная устная и письменная речь
• Высокий навык делового письма
• Опыт работы в системе электронного документооборота
• Знание стандартов делопроизводства
• Уверенное владение ПК и оргтехникой (Word, Excel)
• Внимательность, исполнительность, аккуратность, организованность

Условия:

• Месторасположение компании - м. Цветной бульвар, м. Трубная
• График работы 5/2 (офис)
• Оформление по ТК РФ
• Доступ к программе добровольного медицинского страхования (ДМС)