Администратор офиса/Офис-менеджер

Описание

Наша компания разработчик и производитель комплексных роботизированных решений для автоматизации складской и розничной логистики.
Сейчас в команде почти 40 человек, мы переехали в новый офис и в связи с этим открываем позицию офис-менеджера.

Если вы готовы навести порядок в новом пространстве, исполнительны, оперативно приходите на помощь коллегам, то это именно то, что нам нужно!

Задачи:

Администрирование офиса

• Обеспечивать жизнедеятельность офиса: заказ канцелярии, воды, расходных материалов
• Контролировать порядок и чистоту всех зон (офис, кухня, переговорки, санузлы)
• Организовывать работу клининга/уборщицы

Административно-хозяйственный блок

• Вести все вопросы, связанные с помещением: мелкие ремонты, использование оборудования, инженерные системы (электрика, вентиляция, кондиционирование)
• Взаимодействовать с арендодателем и управляющей компанией по вопросам уборки территории, парковки, обслуживания помещения и инженерных коммуникаций
• Формировать и контролировать бюджет хозяйственных расходов

Контроль безопасности и инфраструктуры

• Следить за состоянием пожарной системы, огнетушителей, аптечек, эвакуационных выходов
• Организовывать взаимодействие с проверяющими и техническими службами
• Работа со складом хозяйственных материалов
• Вести учёт расходников и инвентаря
• Проводить регулярную инвентаризацию и своевременно пополнять запасы

Управление подрядчиками

• Клининг, ремонтные службы, сервисные организации, охрана
• Контроль качества выполненных работ и сроков обслуживания
• Ведение базы договоров и отслеживание сроков их продления

Организация пространства офиса, производства и демозоны

• Поддерживать порядок в производственной, сборочной и складской зоне
• Помогать в организации рабочих мест, расстановке мебели, мелких перестановках
• Поддерживать демозону в готовности к визитам клиентов и партнёров

Отправка и приём корреспонденции

• Работа с Почтой России, курьерскими службами, оформление отправлений (включая описи и уведомления)
• Приём доставки, контроль документов

Учёт оборудования и IT взаимодействие

• Вести учёт оргтехники и оборудования (ноутбуки, телефоны, периферия)
• Контролировать возврат техники при увольнении сотрудников
• Оказывать простую первичную IT-помощь (куда обратиться, где инструкции и прочее)

Контроль доступа

• Оформление и блокировка пропусков сотрудников и автомобилей
• Взаимодействие с охраной

Поддержка руководства

• Помощь в бытовых и административных задачах
• Заказ табличек, визиток, элементов навигации
• Контроль выполнения мелких поручений

Требования:

• Опыт работы офис-менеджером от пяти лет
• Опыт работы в производственных компаниях будет большим плюсом
• Опыт работы с первичной документацией
• Опыт взаимодействия с поставщиками и подрядчиками
• Уверенное владение ПК
• Отзывчивость, инициативность

Условия:

• Работу в развивающейся компании, в перспективной сфере роботизации
• Приятную команду
• Отсутствие бюрократии и быстрое решение вопросов внутри команды
• Трудоустройство по ТК с первого рабочего дня