Офис-менеджер / Секретарь

Описание

1. Функциональные обязанности

1.1. Административное обеспечение офиса

Обеспечение бесперебойной жизнедеятельности офиса (канцелярские принадлежности, хозяйственные товары, вода, расходные материалы).

Контроль выполнения обязательств сервисных подрядчиков.

Подготовка рабочих зон и переговорных помещений к использованию.

1.2. Делопроизводство и документооборот

Ведение, регистрация и систематизация входящей и исходящей документации.

Обеспечение корректного архивирования документов.

Работа в корпоративных системах: 1С (документооборот), Bitrix, внутренние электронные базы.

Сканирование, копирование и подготовка документов в соответствии с установленными требованиями.

1.3. Организационная поддержка

Ведение протоколов совещаний, фиксация принятых решений, контроль исполнения поручений.

Организация внутренних встреч и совещаний.

Приём и распределение телефонных звонков.

Встреча гостей и обеспечение порядка в зоне приёма.

1.4. Управление материальными активами

Проведение инвентаризации основных средств (компьютерная техника, оборудование, мебель).

Поддержание актуальности учётной базы.

1.5. Поддержка руководителя

Организация командировок: оформление билетов, бронирование гостиниц, подготовка маршрутов.

Выполнение административных поручений руководителя.

2. Требования к кандидату

2.1. Образование и опыт

Высшее образование.

Опыт работы по административным направлениям не менее 5 лет.

2.2. Профессиональные компетенции

Уверенные навыки работы в 1С (документооборот), Bitrix, системах учёта.

Владение MS Office на уровне опытного пользователя.

Знание принципов делопроизводства и документооборота.

Владение офисной техникой.

2.3. Личностные качества

Высокий уровень организованности и исполнительской дисциплины.

Внимательность к деталям.

Умение работать в условиях многозадачности и соблюдать сроки.

Корректность в деловой коммуникации, ответственность, надёжность.

3. Условия работы

Оформление в соответствии с ТК РФ.

Полная занятость, график работы: 5/2.

Работа в офисе работодателя.

Современные рабочие условия и возможность дальнейшего профессионального развития.