Администратор офиса с функциями логиста

Описание

Требования к кандидату:

• Среднее специальное или высшее образование (желательно в области логистики, менеджмента, делопроизводства).
• Опыт работы в аналогичной должности от 1 года.
• Знание ПК: уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, Outlook обязательно), 1С (бухгалтерия, торговля, логистика в зависимости от задач компании).
• Для логистической части: понимание основ транспортной логистики, документооборота (ТТН, CMR, накладные).
• Знание делового этикета и правил делопроизводства.
• Личные качества: внимательность, ответственность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, исполнительность, хорошие организаторские способности.

Должностные обязанности

А. Административные функции (Офис-менеджмент):

1. Работа с входящей/исходящей корреспонденцией:

• Прием, регистрация, распределение входящей почты (электронной и физической).
• Подготовка и отправка исходящей корреспонденции.
• Контроль за прохождением организационно-распорядительных документов.

2. Делопроизводство и документооборот:

• Ведение и архивация внутренних документов (приказы, договоры, служебные записки).
• Обеспечение сотрудников канцелярскими товарами, бланками и оргтехникой.
• Заказ визиток и другой представительской продукции.

3. Поддержание функционирования офиса:

• Взаимодействие с арендодателем, службами эксплуатации здания.
• Заказ питьевой воды, продуктов для кухни, хозяйственных товаров.
• Организация уборки офисных помещений.

4. Работа с оргтехникой:

• Обеспечение бесперебойной работы офисной техники (принтеры, сканеры, копиры), заказ расходных материалов, взаимодействие с сервисными службами.

5. Связь и коммуникации:

• Ответы на общие телефонные звонки и перераспределение их по сотрудникам.
• Контроль за состоянием АТС.

6. Организационная поддержка:

• Помощь в организации корпоративных мероприятий, совещаний, переговоров.
• Б. Логистические функции:

1. Организация доставок:

• Прием заявок от сотрудников на отправку грузов.
• Подготовка сопроводительных документов для отправок: товарно-транспортные накладные (ТТН), счета-фактуры, акты и пр.
• Контроль сроков и отслеживание отправлений.

2. Работа с поставщиками логистических услуг:

• Поиск и выбор оптимальных (по цене и срокам) транспортных компаний в программе ATI
• Ведение базы данных логистических партнеров.
• Сравнение тарифов, ведение переговоров.
• Подготовка и подача отчетов по логистическим расходам.

3. Документооборот по логистике:

• Проверка правильности заполнения логистических документов от поставщиков (счета, акты, УПД).
• Подготовка пакетов документов для бухгалтерии.
• Ведение электронного и бумажного архива логистических документов.

• 3. Права

• Запрашивать и получать от сотрудников компании информацию и документы, необходимые для выполнения своих обязанностей.
• Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными данной инструкцией.
• Взаимодействовать с руководителями структурных подразделений по вопросам операционной деятельности.
• Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.

4. Ответственность

• За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей.
• За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности.
• За сохранность документов и материальных ценностей.
• За ошибки в оформлении документов, повлекшие финансовые убытки для компании.

• Мы гарантируем:

  - Оформление согласно ТК РФ (отпуск, больничный и т.д.).

  - Пятидневная рабочая неделя: с 8.00 до 17.00 часов, пятница с 8.00 до 16.00, суббота и воскресенье - выходной.

  - Дружный коллектив

  - Скидка на продукцию.

  - Заработная плата оговаривается по результатам собеседования.