Документовед

Описание

Ведет делопроизводство, формирует и оформляет дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел отдела, обеспечивает их сохранность; Участвует в подготовке сводной номенклатуры дел Управления, на основании представленных, структурными подразделениями номенклатур дел; Участвует в проверке (сверке) наличия дел и документов структурных подразделений в соответствии с номенклатурной дел Управления; Осуществляет уничтожение дел с истекшим сроком хранения в соответствии с установленным делопроизводством порядке; осуществляет, в соответствии с законодательством Российской Федерации комплектование, хранение, учёт и использование архивных документов, образующиеся в процессе деятельности отдела, в т.ч. формирование и оформление дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел отдела, обеспечение сохранности дел при хранении по месту их формирования, подготовку и передачу дел на хранение в архив Управления. Установленным порядком осуществляет формирование и оформление дел Управления постоянного срока хранения, обеспечивает сохранность дел при хранении в архиве Управления, а также передачу дел на хранение в Областной государственный архив Иркутской области; Осуществляет прием, регистрацию и распределение входящей корреспонденции в Управлении, в том числе с использованием СЭД ЕИС Роскомнадзора; Ведет работу по регистрации поступающих заявлений, обращений, жалоб граждан и их объединений, в том числе юридических лиц установленным порядком в СЭД ЕИС Роскомнадзора; Оформляет адресование исходящих (отправляемых) документов (корреспонденции), составляет реестр отправки корреспонденции, осуществляет отправку корреспонденции; Осуществляет ввод информации в технологическую базу данных автоматизированных информационных систем Единой Информационной Системы в соответствии с установленными требованиями, обеспечивает полное и своевременное внесение информации, сведений, материалов, в т.ч. ведение записей в установленных журналах и регистрационных карточках о поступлении, этапах прохождения и результатах рассмотрения документов; Получает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения, специалистам или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовке ответов; Организует проведение телефонных переговоров руководителя, заместителя руководителя, записывает в их отсутствие полученную информацию и доводит до их сведения ее содержание, передает исполнителям; Принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до руководителя Управления или заместителя руководителя информацию, полученную по каналам связи; Готовит информационные материалы в сфере деятельности отдела для размещения в установленном порядке на официальном сайте Управления в информационной телекоммуникационной сети «Интернет»; В пределах своей компетенции визирует документы и копии документов, подписывает проекты документов и предоставляет их в установленном порядке руководителю Управления, заместителю руководителя, начальнику отдела; Осуществляет переписку с федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами по вопросам деятельности отдела, в. т. ч. подготавливает проекты ответов на запросы вышестоящей организации, юридических и физических лиц по закрепленному направлению и согласовывает их с начальником отдела; По поручению руководителя Управления, заместителя руководителя и начальника отдела составляет деловые письма, запросы, другие документы; Участвует в подготовке проектов распорядительных и инициативных документов; Принимает участие в подготовке в установленные сроки отчетные материалы и сведения, квартальные и годовые отчеты в сфере деятельности отдела; Информирует руководителя Управления, заместителя руководителя, руководителей подразделений о сроках исполнения документов; Помогает в подготовке проведения заседаний, совещаний проводимых руководством (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация); помогает в организации работы по приему граждан по личным вопросам руководством Управления; Консультирует сотрудников Управления по вопросам, связанным с ведением делопроизводства и архивного дела; Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководства Управления, начальника отдела; В пределах своей компетенции сообщает начальнику отдела о всех недостатках, выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей и вносит предложения по их устранению, в т.ч. вносит предложения руководству по совершенствованию делопроизводства в Управлении; Исполняет поручения, данные начальником отдела по вопросам, отнесенным к компетенции отдела, представляет информацию начальнику отдела об исполнении этих поручений.