Начальник отдела делопроизводства

Описание

Вы умеете построить и поддержать систему? Видите нерациональные процессы насквозь и знаете, как их оптимизировать? Мы ищем не просто руководителя нам нужен лидер изменений , который пересоберёт систему делопроизводства нашей организации по принципам эффективности, прозрачности и удобства.

В эпоху цифровых трансформаций бумажные горы и запутанные согласования это не норма, а вызов.

Мы готовы к масштабным переменам и ищем профессионала, который:

• разберёт завалы текущих процессов
• создаст интуитивно понятную систему документооборота
• избавит команду от лишней бюрократии, сохранив контроль и соответствие нормам

Обязанности:

• Аудит существующей системы делопроизводства, выявление точек торможения
• Разработка и внедрение новой системы документооборота (с возможностью цифровизации в 1С) с целью упрощения процедур, сокращения количества согласований и дублирующих документов
• Разработка регламентов и инструкций, шаблонов для всех участников процессов

• Обеспечение своевременного оформления, регистрации, учета и хранения всей документации учреждения
• Организация приема и направление обращений граждан в профильные подразделения для подготовки ответов, контроль сроков ответов на обращения, при запросах общего характера подготовка ответов от Галереи
• Проставление визы генерального директора на исполнение в подразделения на входящие документы
• Контроль готовности помещений для проведения совещаний, организация приглашения участников, составление листов рассадки, протоколирование собраний
• Осуществление контроля исполнения поручений руководства, в том числе по поручениям, зафиксированных протоколом директората
• Согласование приказов по Галерее (в том числе по сутевой, стилистической и грамматической части), распоряжений и других распорядительных документов и исходящих писем
• Взаимодействие с инициаторами приказов в целях приведения к единому стандарту ЛНД в Галерее
• Формирование базы юбиляров, включая базовых партнеров Галереи (культурные институции и пр.), с целью поздравления и поддержания позитивных деловых взаимоотношений
• Уведомление руководства Галереи о приближающихся юбилеях, согласование формы и содержания поздравлений
• Консультирование руководства и сотрудников учреждения по вопросам оформления документов, ведения деловой переписки и другим аспектам делопроизводства
• Представление учреждения в государственных органах власти, взаимодействие с партнерами по вопросам передачи и приема документов
• Участие в проверках контролирующих органов, предоставление необходимых документов и пояснений
• Участие в подготовке презентаций по профилю деятельности
• Организация работы отдела: распределение задач, контроль результатов

Состав отдела:

- зам. начальника отдела (куратор проектов Гендиректора)

- секретарь приемной

- 2 помощника заместителей генерального директора

- начальник сектора документоведов, 4 документоведа, курьер

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт руководящей работы в сфере делопроизводства/документооборота от 5 лет
• Глубокое знание нормативно правовой базы в области делопроизводства
• Опыт оптимизации систем документооборота (приведите примеры в отклике)
• Навыки разработки регламентов и локальных нормативных актов
• Уверенное владение офисными программами и системами электронного документооборота
• Системное мышление и умение аргументировать предложения по изменениям
• Лидерские качества и способность вести команду через перемены
• Опыт работы с системой СМК будет преимуществом

• Работа в крупнейшем музее России
• Официальное оформление согласно ТК РФ
• Полностью белая заработная плата 2 раза в месяц на карту банка (до 200000 руб. до вычета налога)
• Дополнительный оплачиваемый отпуск в размере 8 календарных дней
• График 5/2 с 9:00 до 18-00, в пт. до 15:30
• Рабочее место в пешей доступности от метро Третьяковская
• Квартальное премирование по итогам работы
• Действующие коллективный договор и профсоюз, дополнительно защищающие права работников
• Единовременная выплата в размере 20 % оклада к отпуску после 11 месяцев работы
• Бесплатное посещение экспозиций Галереи без ограничений, экскурсий с дотацией от Галереи
• Льготное посещение государственных музеев РФ

О компании: Третьяковская галерея это не просто музей, это символ русского национального искусства и культурного наследия. Мы гордимся нашей коллекцией, насчитывающей свыше 220 000 произведений, и стремимся сделать искусство доступным для всех. Присоединяйтесь к нашей команде и станьте частью истории!