Администратор офиса

Описание

В компанию занимающуюся корпоративными исследованиями и проектами по оценке персонала на постоянную основу администратор офиса.

Обязанности:

• Обеспечение бесперебойной работы офиса и консультантов (взаимодействие с IT-поддержкой, организация рабочего места для новых сотрудников, решение срочных вопросов, касающихся обеспечения функциональности офиса и т.д.);
• Приём и распределение телефонных звонков (грамотное и вежливое предоставление необходимой информации, при необходимости перевод звонков на тех сотрудников, которым они предназначаются, фиксирование полученной по телефону информации в отсутствие сотрудников и доведение до них её содержания);
• Организация встречи клиентов и гостей Компании (чай, кофе), помощь в организации мероприятий для клиентов Компании на территории офиса;
• Организация клиентских мероприятий вне офиса и корпоративов для сотрудников (как правило, всего до 4-х мероприятий в год: поиск площадок для мероприятий, поиск подрядчиков, координация работы подрядчиков т.д.);
• Работа со входящей/исходящей корреспонденцией, координация работы курьерских служб (отправка корреспонденции почтой и курьерской службой, получение документов на почте, учет входящих/исходящих отправлений, официальных писем и т.д.);
• Работа со входящей/исходящей документацией (формирование, согласование, распечатка, сканирование и копирование документов, отправление документов на подпись), работа с внутренней системой документооборота. Взаимодействие с клиентами и подрядчиками по вопросам документооборота;
• Приобретение и обслуживание офисного оборудования (мебели, компьютеров, копировальных машин, факсов и т.п.). Контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;
• Взаимодействие с администрацией БЦ (в т.ч. по вопросам аренды офиса, оформления и продления пропусков), взаимодействие с эксплуатационными и коммунальными службами, координация уборки офиса;

• Жизнеобеспечение офиса (заказ канцтоваров и расходных материалов, заказ продуктов, организация офисного пространства и поддержание порядка и т.д.).

• Знание оргтехники, знание ПК, знание основных офисных программ;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Образование: высшее, неоконченное высшее;
• Последовательность, настойчивость, навыки делового общения, умение общаться на разных уровнях;
• Умение самостоятельно организовывать свою работу;

• Высокая мотивация на достижение результата;

• Оформление по ТК РФ;
• График 5 2 с 10.00 до 19.00 (сб и вс выходные дни);
• Высокий уровень дохода;
• Благоустроенный офис у м. Автозаводская;
• Возможность профессионального роста;
• Дружный коллектив профессионалов.