Делопроизводитель / Офис-менеджер / Административный помощник
Описание
Обязанности: Основная задача сотрудника: самостоятельно наладить документооборот в организации. Работа с документами и реестрами: работа с входящей / исходящей корреспонденцией, ведение реестра корреспонденции, систематизация, учет и правильное хранение оригиналов документов, сканирование документов. Взаимодействие с юристами, бухгалтерией, иными сотрудника: предоставление документов по запросу, поиск необходимой информации. Разделение документов по категориям: договоры/допсоглашения, акты/счета, транспортные/таможенные, переписка, протоколы, сертификаты/разрешения. Маркировка папок, ведение журнала выдачи оригиналов (кому, когда, на какой срок, подпись возврата). Учет выданных по запросам сотрудников документов. Фиксация входящих с датой регистрации и сроком ответа, напоминание ответственным о сроках. Ведение простого реестра сроков (дата поступления, срок ответа, текущий статус, причина задержки при наличии). Формирование сопроводительных писем и реестров вложений (перечень документов, количество листов, экземпляры). Отправка почтой/курьером: заполнение накладных, контроль трек-номеров, фиксация в реестре отправлений. Контроль получения: отметка о вручении, скан уведомления, внесение в реестр. Ведение реестров договоров/доп.соглашений (номер, дата, срок, статус, основание продления). Запрос документов, телефонные звонки по поручению руководителя. Оформление личных дел сотрудников. Подписание документов у сотрудников и контрагентов. Требования: Опыт работы с аналогичным кругом обязанностей 1-3 года. Вежливость при общении с представителями контрагентов, сотрудниками. Уверенное владение MS Office (Word, Excel), опыт работы с продуктами фирмы 1С. Умение работать с электронными документами формата PDF. Аккуратность, внимание к деталям, умение работать с большим объемом бумажных и электронных документов. Умение самостоятельно организовать свою работу. Готовность к разъездам и выполнению курьерских поручений. Грамотная устная и письменная речь (деловой стиль писем) - обязательно. Базовое понимание документооборота в морской транспортной компании (хотя бы общее представление о транспортных и таможенных документах). Образование по направлениям юриспруденция, логистика или бухгалтерия будет преимуществом. Понимание структуры деловой переписки и правил оформления актов/писем. Готовность работать с конфиденциальной информацией и соблюдать правила хранения документов. Получение корреспонденции на почте/в курьерских пунктах, проверка целостности упаковки, сверка вложений с описью. При необходимости: доставка документов в порт, таможню, агентам, контрагентам, получение корреспонденции (в пределах города). Условия: График работы с 9:00 до 18:00 Выплата заработной платы 2 раза в месяц Официальное трудоустройство